¿Eres CIO? Aquí tienes cuatro palabras mágicas...

Prueba sorpresa: ¿qué software utiliza tu empresa para programar las citas de los comerciales? Aunque probablemente esto no sea lo más importante para los CIO en este momento, forma parte de un tema más amplio que debería serlo: la optimización de costes de la partida tecnológica. Después de todo, dado que la incertidumbre es una fuerza impulsora en el clima económico actual, la gestión de la inversión en tecnología en toda la empresa sigue siendo una gran prioridad. Y las partidas de tecnología pueden ser un área clave para conseguir ahorros. Esto se debe a que algunas empresas emplean soluciones muy especializadas para tareas rutinarias. Pueden estar operando con plataformas adquiridas por jefes de departamento que simplemente querían la mejor opción para sus equipos. Y en tiempos de bonanza económica, ¿por qué no? Pero hoy en día, una mirada más atenta podría marcar una gran diferencia. Aunque a los empleados les gusten sus soluciones repletas de funciones, ¿realmente necesitan todas las campanas y silbatos? ¿O una solución que funcione, digamos, un 80% mejor, y que no tenga un precio elevado, podría hacer el trabajo?

Por supuesto, optimizar el ROI de la partida tecnológica no es tan sencillo como cambiar herramientas caras. Es un proceso, y abordarlo con eficacia requiere el liderazgo de la persona que se encuentra en la intersección de la tecnología, las operaciones y la estrategia empresarial: el CIO. Este es el manual: retorno de la inversión e impacto empresarial. Empieza por analizar en profundidad toda la partida destinada a tecnología de vuestra empresa para averiguar quién utiliza qué software, por qué y cuánto cuesta. Aborda el análisis de cada solución con un escrutinio casi quirúrgico, sin perder de vista una pregunta: ¿cuál es el valor para la empresa y es fundamental para nuestras operaciones?

Tomemos como ejemplo el aumento de datos. Muchas empresas utilizan varias soluciones y herramientas de datos. Pero, ¿es realmente necesario? Encontrar la respuesta empieza por forjar alianzas con los líderes empresariales que las utilizan, los equipos de operaciones y los propios usuarios finales. ¿El objetivo? Comprender realmente el proceso integral de aumento de datos, desde la captación inicial de clientes potenciales hasta la gestión continua de clientes.

Estas son algunas de las preguntas que hay que plantearse: ¿dónde estamos aumentando los datos durante el proceso? ¿Cuál es la precisión del aumento de contactos y cuentas? ¿Cómo medimos la precisión? ¿Hay herramientas mejores en unos territorios que en otras? ¿Cómo acceden los usuarios a los datos? Al trazar estos procesos, reta a los equipos a preguntarse qué es esencial para que los empleados realicen su trabajo, qué es lo que realmente aporta valor y, lo que es más importante, qué parece superfluo. Deja claro que tu objetivo es mantener una experiencia de usuario lo más sólida posible y, al mismo tiempo, obtener mejores resultados.

A medida que avanza en el proceso de optimización, también puedes descubrir que distintos departamentos utilizan soluciones diferentes para el mismo fin (las herramientas de gestión de contenidos y gestión de proyectos parecen ser las culpables más comunes). Entonces evalúa. ¿Sería menos costoso consolidar y emplear una sola herramienta en varios departamentos, aunque ello implique que todos tengan que hacer algunas concesiones? ¿O existe otra solución que siga generando oportunidades de negocio, pero a un coste menor?

También es esencial tener en cuenta el coste del cambio. Está el coste de las licencias, por supuesto. Pero más allá de eso, ¿significará una nueva solución algún tiempo de inactividad o interrupción del negocio? En caso afirmativo, ¿qué equipos se verán afectados? ¿Cuánta formación supondrá la nueva solución y cómo se llevará a cabo? Los costes a corto plazo pueden compensar los beneficios a largo plazo, por lo que este paso es fundamental. A veces la rentabilidad y la justificación empresarial no están ahí.

Que sea personal

En este punto, hay dos factores esenciales. El primero es cultivar las alianzas establecidas, ya que en algún momento, quizá a menudo, habrá que pedir a directivos y líderes que hagan concesiones. El segundo es mantener las emociones al margen y dejar que los datos hablen por sí solos: Centrarse en el potencial de generación de ingresos y ahorro de costes de cada decisión en toda la empresa ayudará a generar comprensión. Para ello, sé transparente en el proceso y en las conclusiones. Conseguir la participación de todos significa que todos conozcan los fundamentos del proceso, así como el objetivo general. Asegúrate de que toda la información sea visible para los directivos, así como para los usuarios finales más afectados por las decisiones.

El cambio puede ser duro. Pero no dejes que eso te detenga: la tecnología es un área en la que las empresas pueden encontrar oportunidades de optimización de costes que pueden ayudar a una empresa a capear tiempos turbulentos como los que tenemos encima.