Reuniones y eventos se adaptan para sobrevivir

Si hay un segmento que se ha visto brutalmente impactado por la pandemia ha sido el de las reuniones, eventos y viajes de incentivo, MICE, por sus siglas en inglés. Al fin y al cabo, todas las recomendaciones -y restricciones- para minimizar el riesgo de contagio atacan la línea de flotación de esta industria que en 2019 superó los 7.000 millones de euros de impacto directo, un 5,8% más que el año anterior. De hecho, las cifras del incremento tanto de número de reuniones celebrados el año pasado en España -casi 30.000, un 14,7% más- como de participantes- alrededor de cinco millones- hacía prever unas cifras bastante halagüeñas para 2020. Tanto es así que España lleva varios años sin salir del Top5 del ranking ICCA (Asociación Internacional de Congresos y Convenciones) a nivel mundial. Pero en 2020 llegó el virus que lo puso todo patas arriba.

Las primeras señales de alarma llegaron con la cancelación en febrero del Mobile World Congress de Barcelona, un evento que iba a dejar 492 millones de euros en la Ciudad Condal. Para entender estas cifras hay que tener en cuenta que se estimaba la asistencia de más de 100.000 personas en los tres días del congreso, que generan una importante actividad económica paralela: transporte, hoteles, restaurantes y comercios ven cómo se multiplica la actividad. Algo que se repite en cada gran congreso o evento. De hecho, se calcula que el impacto que generó la industria MICE con la actividad inducida llegó a los 15.000 millones de euros.

Al significativo valor añadido que genera la actividad congresual hay que sumarle el no menos importante plus de la desestacionalización, ya que hay destinos que, tras la temporada alta de verano, “reviven” con la organización de un gran evento. Y los destinos que no son de sol y playa, como Madrid, lo apuestan prácticamente todo al turismo de negocios.

Uno de los penúltimos grandes eventos en caerse del calendario ha sido IBTM World, la gran feria del segmento MICE a nivel mundial, que cada año reúne en Barcelona a los grandes expertos de la industria de los eventos y en el que se dan a conocer las tendencias a tener en cuenta en los próximos años. Iba a tener lugar del 1 al 3 de diciembre, pero, ante la incertidumbre y las restricciones para viajar, la organización decidió cambiar el formato y este año, IBTM se celebrará de forma virtual del 8 al 10 del mismo mes de diciembre. Precisamente la pandemia ha obligado a las empresas y a los organizadores de eventos a reinventarse y adaptarse a las circunstancias, con una importante aceleración de procesos en el ámbito digital que, si bien ya eran tendencia, ahora son una realidad cada vez más presente en el día a día. Antes incluso de la declaración del Estado de Alarma, se cancelaron los eventos presenciales y durante el confinamiento se multiplicaron los eventos virtuales. Después, con la desescalada, llegarían los híbridos, que unen a la parte virtual la presencial y con la nueva “normalidad”, tímidamente, los presenciales. Aunque los híbridos llegaron para quedarse.

Un ejemplo claro de esta evolución de la organización de eventos en estos meses ha sido la celebración de Foro MICE, un evento que reúne a los profesionales del sector de las reuniones. La organización de Foro MICE -integrada por las principales asociaciones de organizadores y profesionales de eventos de España- pospuso su encuentro anual, previsto para el 11 de marzo, para adaptarlo al formato virtual en varias ocasiones. Hasta llegar al híbrido y apostar por la presencialidad.

Los eventos híbridos llegaron para quedarse

A pesar de la adaptación a las circunstancias y de la palabra de moda, resiliencia, lo cierto es que la actividad de la industria MICE ha caído el 80% respecto al año anterior. La presidenta de Foro MICE, Matilde Almandoz, indica que, aunque se han estado organizando eventos “la actividad casi se ha paralizado por completo y los virtuales e híbridos no dejan la misma facturación que los presenciales” Además, señala como uno de los problemas a los que se ha enfrentado la industria MICE el que a la opinión pública no le haya llegado con claridad, sobre todo a partir de la desescalada y de las nuevas restricciones de la segunda ola, que los eventos corporativos y reuniones profesionales y las reuniones se pueden seguir organizando. Con medidas de seguridad y restricciones de aforo, sí. Pero no con las mismas condiciones restrictivas que se aplican a los eventos privados. Aunque eso sí, también depende de la variedad de decretos y leyes en cada región. En cuanto a la recuperación de la actividad, Almandoz estima que llegará en torno a 2022 “aunque estamos a la expectativa de cómo se vaya avanzando en el control de la pandemia. Nosotros estamos focalizados en reanudar la actividad presencial”. Y ésta es una de las principales reivindicaciones del segmento MICE: que la presencialidad de los eventos no tiene que disminuir la seguridad. Hace unos días se endurecieron las restricciones en Andalucía y empezó a pender de un hilo la celebración de Tourism Innovation Summit, un evento centrado en la innovación y la tecnología aplicada al turismo que tenía prevista su celebración del 25 al 27 de noviembre en Sevilla. Sin embargo, en una apuesta por la reactivación tanto del turismo como de la actividad económica y, con el acuerdo tanto de la industria como de las autoridades locales, autonómicas y estatales, se ha decidido mantener en fechas y formato este evento que tendrá lugar en el recinto ferial FIBES de la capital andaluza.

Un 70% menos de viajes corporativos

Muy unido al del MICE, el segmento de los viajes corporativos también ha sido uno de los grandes golpeados -y olvidados- en la crisis derivada de la pandemia por Covid-19.

Según GEBTA, organización que agrupa a compañías de gestión de viajes y a los principales expertos y profesionales de la industria de los viajes y reuniones de empresa, en estos momentos la actividad ha descendido un 70% respecto a 2019, cuando generó 12.800 millones de euros en España. Debido en gran parte a que el teletrabajo ha sustituido muchos de los desplazamientos profesionales. Según un estudio de GEBTA y la consultora Braintrust, tras el parón de los primeros meses de la pandemia -cuando la actividad cayó hasta un 95%- poco a poco se ha ido reactivando el sector, pero se tardará algo más de dos años en volver a volúmenes parecidos a los del pre Covid. Marcel Forns, director de GEBTA, subraya la aportación de los viajes corporativos a la generación de negocio, “una de las palancas fundamentales para la recuperación de la pasada crisis” sobre todo en lo que tiene que ver con el ámbito de las exportaciones y la internacionalización de las empresas españolas. Forns señala como una de las principales barreras para el despegue de este tipo de viajes las restricciones y la falta de coordinación de las mismas, tanto a nivel nacional como internacional, lo que supone la desinformación por parte de las empresas para organizar viajes corporativos. En cualquier caso, añade Forns, “las empresas no pueden seguir muchos meses permitiéndose el lujo de estar sin viajar, por lo que el hecho de no tener un escenario claro de cuándo va a acabar esta situación, creemos que los viajes corporativos van a empezar a ganar más peso”.