Tecnología para la gestión de empleados en la era del teletrabajo

Las empresas que apuestan por el teletrabajo necesitan de nuevas herramientas para la gestión de los recursos humanos en esta nueva época del trabajo a distancia. La tecnología ofrece numerosas soluciones, estos son solo algunos ejemplos.

Hace más de un año que muchos comenzaron a trabajar desde casa. Algunos ya lo hacían antes, otros lo harán después. Hay quienes lo aman y quienes lo detestan. Y aunque el fin de la pandemia reconfigura el regreso al trabajo presencial, la estabilización del teletrabajo, pese a sus detractores, no ha hecho más que comenzar. A principios del 2020 solo el 5% de las organizaciones ofrecían la posibilidad del trabajo desde casa. Hoy la cifra se acerca al 40%.

Tal vez empresas y profesionales no renuncien del todo a la asistencia física o a ciertas reuniones presenciales y se establezcan sistemas híbridos en los que conjugar ambas formas de trabajo. De hecho, así lo consideran organizaciones como Microsoft apostando por entornos que faciliten el futuro del teletrabajo. Igual que Google. El gigante californiano no da puntada sin hilo. Recientemente ha anunciado unas cuantas novedades relacionadas con la productividad y el teletrabajo como la integración de Google Meet en Google Docs o la puesta en marcha de una nueva plataforma, Smart Canvas, para conectar plantillas, usuarios, listas de tareas y documentos.

En cualquier caso, los departamentos de Recursos Humanos -tanto de pequeñas y medianas empresas como de grandes corporaciones- se encuentran actualmente en pleno proceso de adaptación a estos nuevos modelos. Por suerte, la tecnología y la Inteligencia Artificial juegan a favor y ofrecen diversas herramientas para la gestión de empleados, incluso para la programación y constancia en acta de reuniones en remoto. Es el caso de la empresa Otter.ai -especialista en productos para la transcripción de conversaciones-, que acaba de poner en el mercado una aplicación preparada para tomar notas y transcribir las reuniones por videoconferencia. Se trata de Otter Assistant, un asistente basado en IA que se conecta de manera automática y registra por escrito todo lo que en ella suceda.

Con respecto a la gestión del personal en remoto, se están volviendo imprescindibles aplicaciones y herramientas que permitan realizar estas tareas también desde cualquier lugar y cualquier dispositivo. Algunas de ellas permiten que sea el propio empleado quien se encargue de los cometidos básicos como el control de presencias y ausencias o la gestión del tiempo. Además, la automatización de procesos administrativos reduce las fricciones entre compañeros, al estar perfectamente delimitadas las funciones de cada uno, y reducen las tareas más tediosas y mecánicas.

Las empresas con pocos empleados encuentran en Factorial Hr un aliado excepcional, aunque también se ofrecen opciones para organizaciones de hasta 100 empleados y paquetes personalizados para grandes corporaciones. La herramienta en cuestión facilita desde la gestión del talento, incluidas la selección y la formación, hasta la tramitación de nóminas, bajas, vacaciones, objetivos, productividad, rendimiento e incentivos o tareas como la comunicación o la transmisión de la cultura empresarial.

También diseñada para pequeñas y medianas empresas, Personio (nacida en Múnich hace seis años) facilita el reclutamiento y la gestión de nóminas y RRHH de manera sencilla e intuitiva. La aplicación permite igualmente el acceso de los empleados a su información personal.

Woffu vive en la nube y, al igual que las dos aplicaciones anteriores, se encarga de la gestión de turnos, vacaciones y ausencias, del control de horarios o la gestión de documentos corporativos. Todo ello de manera digital y a través de cualquier dispositivo. También es compatible con sistemas de acceso como tornos de control por huella o tarjeta.

La herramienta de recursos humanos Workday permite la gestión y el seguimiento de empleados y colaboradores, además del conocimiento por parte del empleador de las diferentes capacidades laborales y personales de cada uno de ellos. ¿Cómo? Mediante un sistema de credenciales digitales con el que las personas pueden acreditar sus fortalezas profesionales. De esta forma resulta mucho más sencilla la distribución (y compensación) de tareas en función la habilidad individual, lo que fomenta la creatividad, impulsa el rendimiento y favorece un ambiente laboral sano y sin fricciones.

Bizneo Hr Suite vale para todas las empresas cualquiera que sea su tamaño, pues permite la configuración por módulos independientes. Para la gestión del talento ofrece productos para la selección, la formación, la evaluación del desempeño y encuestas de recursos humanos. En cuanto a la gestión del personal facilita la creación de portales e informes de recursos humanos, bases de datos de empleados, organigramas y gestión documental. Incluye herramientas de gestión del tiempo: vacaciones, horarios y turnos. Se trata de un software sencillo tanto en la instalación como en el manejo y la monitorización de procesos.

Sesame Hr también establece un sistema de módulos y aplicaciones independientes. Así, Sesame Time es la app diseñada especialmente para gestionar el tiempo y la productividad laboral. A través de ella se puede registrar y visualizar la actividad de cada uno de los empleados, comprobar quién está en la oficina o en remoto, determinar las vacaciones y turnos o planificar las tareas. En el panel del empleado, cada trabajador puede acceder a sus datos y nóminas, comunicarse con la empresa, acceder a manuales... También a través del móvil.

Orgos es otro de los todo en uno que ayuda a la automatización de tareas administrativas, la gestión de documentos, la firma electrónica, el registro, control y valoración del rendimiento de los empleados o la generación de informes. La firma electrónica (legal y segura, cumple con la normativa elDAS) es una de las características que distingue a este software del resto, facilitando la negociación y conclusión de contratos con clientes, la digitalización de documentos y la reducción del acceso no deseado a documentación confidencial.