Preparación y resiliencia, claves ante una crisis

Aun a riesgo de parecer oportunista, me decido a escribir estas líneas porque creo que culturalmente encontramos muchas dificultades en la identificación y preparación de las crisis, así que o las escribo ahora o nadie reparará en el título de esta tribuna dentro de un tiempo, cuando todo esto haya pasado. Y es que precisamente, la clave del éxito en la gestión de una crisis está en el trabajo que se realiza antes de que ocurra y en la forma en que respondemos cuando ya nos ha venido encima.

A lo largo de mi carrera profesional, voy recolectando experiencias y opiniones de clientes y amigos que, de alguna manera, se quedan retenidas en mí memoria. Sin duda, la razón es que he tenido, y tengo, la suerte de compartir momentos con personas mucho más interesantes que yo.

Una de esas cápsulas de mi memoria trataba sobre lo que nos diferenciaba con los alemanes en nuestro modo de trabajar. Y sin querer caer en el tópico, precisamente fue un amigo alemán quien compartía conmigo la siguiente reflexión. Había observado en las instalaciones de producción de su empresa que ellos son mucho más eficientes, más regulares, más predecibles y consistentes, pero al mismo tiempo, reconocía que, cuando el escenario se convertía en caótico, nuestra capacidad de reacción y de adaptación a la situación era inigualable. Es como si deseáramos que se den esas situaciones para demostrar nuestras verdaderas capacidades.

Somos así. No pretendo averiguar las razones que nos han llevado a este comportamiento social, pero sí creo que debemos entender cómo somos para tratar de corregir errores. Ser de una determinada forma, solo es el punto de partida. No supone ninguna limitación. Porque con determinación y esfuerzo, se pueden corregir debilidades. Lo que tenemos que hacer es poner mucha más atención a aquello que nos sale peor: anticipar y planificar.

En esas fases de preparación previas a cualquier situación crítica, hay dos errores en los que caemos con frecuencia y tienen que ver con la forma en que tomamos decisiones. Nuestro cerebro funciona en base a experiencias pasadas. Reconoce patrones de situaciones similares y activa mecanismos de respuesta que han funcionado en el pasado. Por definición una crisis es algo poco frecuente, situaciones de las que no hemos tenido muchas experiencias previas, por lo que el primer error es que tendemos a subestimar la gravedad de las mismas.

Es evidente que, dentro de un esquema de gestión de crisis, identificar los elementos que la desencadenarán y anticipar los posibles escenarios, es de importancia vital para poder estar preparados con diferentes planes de acción.

Metodológicamente, el más interesante es el peor escenario posible. Mi experiencia es que, frecuentemente, nos quedamos cortos en la definición de este escenario. La falta de experiencia nos induce a subestimar el alcance de los daños. Pasó en la crisis de 2008 y ha pasado en esta crisis, por no remontarnos a situaciones más lejanas en el tiempo. Errar en la profundidad de una crisis supone inevitablemente tener que improvisar, y aunque seamos muy buenos en ello, la probabilidad de cometer errores que agraven aún más la situación es alta.

El segundo error es más obvio, tomamos decisiones malas, o incompletas, o tarde, o sin el debido consenso. Esto tiene que ver en primer lugar con no haber anticipado el escenario adverso del que hablaba antes. Pero también tiene mucho que ver que no se hayan definido planes de acción previos, acciones concretas que tienen que ir ejecutándose casi automáticamente en base a un plan predefinido y conforme se vayan confirmando los diferentes escenarios. Para ello es vital definir indicadores que nos ayuden a determinar en cada momento qué escenario estamos viviendo y cuando se alcanzan los niveles que requieren nuevas acciones concretas.

Por último, hay que involucrar a las personas relevantes para la toma de decisiones, porque los automatismos han demostrado que pueden tener un efecto amplificador.

Como decía antes, todo esto se entrena. Y cuanto más se entrene, más cómodos nos encontraremos. Porque estaremos gestionando situaciones en base a experiencias. Definir un modelo global de respuesta a las crisis, el modelo de gobernanza durante este periodo, planes de contingencia, e incluso realizar ejercicios de simulación completos nos ayudarán a ganar experiencia en situaciones realmente complicadas.

Además, una crisis también es un buen momento para reflexionar y buscar potenciales oportunidades. Para ello es necesaria la resiliencia, según la RAE; “la capacidad de adaptación de un sistema para recuperar su estado inicial cuando ha cesado la perturbación a la que estaba sometido”. Es decir, adaptarnos a la situación que estamos viviendo es clave para volver a la normalidad cuanto antes, e incluso abrirse a oportunidades gracias a los retos que nos plantea esta crisis.

Empresas y pymes en Euskadi ya están demostrando no solo su gran capacidad de resiliencia sino también su solidaridad y apoyo al sector sanitario (y, por ende, a toda la sociedad) cuando más lo necesita, movilizándose y reconvirtiendo su producción en estas semanas. Han reestructurado su producción completamente o en gran medida para elaborar geles hidroalcohólicos, sistemas de protección y mascarillas, puestos al servicio de los profesionales de la sanidad, donando alimentos en hospitales, un sector hotelero que está ofreciendo habitaciones para enfermos leves e infinitas iniciativas que no acabaría nunca de enumerar.

Es por todo esto que me gustaría acabar con un mensaje de optimismo. De la actual situación causada por el Covid-19 vamos a salir con el esfuerzo y la solidaridad de todos. Y ojalá el complicado momento que vivimos nos ayude a ser más resilientes y a estar mejor preparados para las crisis que están por venir, porque esta será la clave de nuestros futuros éxitos.