Lejos de desaparecer, la oficina crece
La desaparición de los despachos y del puesto de trabajo en propiedad, el protagonismo de los espacios funcionales, la oficina sin papel, las áreas de colaboración, etc., son algunas de las tendencias que están haciendo que en los últimos años el concepto de oficina esté evolucionando para ofrecer a los profesionales entornos más flexibles y creativos.
Algunas de estas son predicciones que formulé hace cinco años y que, si bien han ido cumpliéndose, no tan rápidamente como creí por aquel entonces. Ahora es distinto. Los cambios y evoluciones llevan su tiempo de implementación y maduración, pero todo apunta a que la revolución en la que ahora estamos inmersos va a avanzar a una velocidad mucho mayor. La pandemia ha resuelto una gran incógnita como es la posibilidad de trabajar en remoto sin perder productividad. También ha puesto sobre la mesa muchos interrogantes, como cuál va a ser el impacto del trabajo en remoto en las organizaciones, en sus profesionales, y en la superficie y diseño de las oficinas. Los profesionales han hablado y el 80% quiere combinar el trabajo presencial con el trabajo remoto y las empresas tienen que anticipar, comprender y abordar las transformaciones y adaptarse al cambio. Un cambio donde la sede corporativa ya no es el único lugar para trabajar. La gran cuestión es cuál va a ser la intensidad del cambio y su velocidad en las organizaciones, pues dependerá de varios factores como el tamaño, el sector y la cultura de la empresa, la visión de la alta dirección, la situación económica de la compañía y la ciudad donde se encuentre la oficina.
Estamos asistiendo a implantaciones de un modelo híbrido rígido, “sólido”, por cuotas, donde la organización determina quiénes y cuándo se va a la oficina, mientras que lo que quiere el profesional es un modelo híbrido “líquido”, el flexible, donde ellos y su equipo deciden en función de la actividad a realizar, las personas implicadas y las situaciones individuales. El objetivo es un modelo de trabajo en el que prime la consecución de objetivos frente al hecho de coordinar, sin más, los días de teletrabajo de los empleados. Trabajar por proyectos, con tiempos, equipos y KPIs bien definidos, servirá para incrementar la eficiencia y la sostenibilidad de las organizaciones. No se trata sólo desde dónde o cuándo está conectado cada profesional, sino de cómo asegurar su bienestar y confort, a la vez que se mantienen, e incluso mejoran, sus resultados y productividad.
La oficina necesita ser repensada y rediseñada para que sea un polo de atracción al que los profesionales quieran acudir. Este es el gran reto de las organizaciones. Cada compañía debe reflexionar y restablecer el propósito de su oficina, sobre todo en un escenario donde han aparecido nuevos espacios que vienen a completar el mundo laboral. Hoy en día, cualquier lugar donde hay conectividad a Internet lo es. Este propósito debería fomentar la colaboración, la creatividad y la innovación, favorecer la formación y el aprendizaje, transmitir los valores y la cultura corporativa e impulsar la socialización. Se trata de un ecosistema ideal que incluye lo mejor de los mundos presencial y remoto: tanto la garantía de socialización y seguridad organizativa, como de flexibilidad y autonomía.
La oficina tiene que ser un gran centro de colaboración, conexión e innovación, y esto no lo facilitan las actuales oficinas colmena. El “Open Space“, con gran número de filas de mesas y sillas simulando una cadena de producción donde domina el ruido y la interrupción, será una de las víctimas de la pandemia en el nuevo diseño.
La combinación de las oficinas corporativas con una serie de espacios satélites repartidos en distintos puntos de la ciudad compondrá el asentamiento del ya iniciado modelo Hub&Spoke. La gran sede se limitará a ser el hub corporativo al que los empleados acudan de manera ocasional, mientras que en su día a día podrán elegir el espacio donde desarrollar su jornada laboral. Esta flexibilidad, además de tener un impacto positivo en la calidad de vida de los profesionales que viven en zonas apartadas o no tan próximas a la oficina corporativa, permite una mejor conciliación de la vida personal y profesional de todos los trabajadores. Por otro lado, esta cualidad del modelo Hub&Spoke ofrece otro tipo de beneficios, como ayudar a las empresas a escalar y expandirse a otras áreas y captar nuevos talentos que de otra forma serían geográficamente inalcanzables.
El trabajo adopta muchas formas: concentración, colaboración, relación, innovación, etc. La estrategia eficaz del lugar de trabajo futuro deberá adaptarse a una combinación de todas ellas, en cualquier momento y adaptado a cada individuo. En EEUU, por ejemplo, están viendo que los espacios que más demandan ahora los profesionales, son espacios para reuniones híbridas individuales y de grupo, puestos de trabajo semicerrados y la posibilidad de reservar los puestos ante la desaparición por completo de la propiedad del lugar de trabajo. La meta será facilitar a los profesionales aquellos espacios en los que realizar sus tareas de la mejor forma posible, la capacidad de ajustarse sobre la marcha, de evaluar y adaptar los procesos, y aprovechar los aprendizajes para tomar decisiones de planificación que garanticen un rendimiento óptimo en el lugar de trabajo. En definitiva, afrontar el futuro, sea cual sea, de frente.
Vamos a evolucionar de maximizar el número de personas en el menor espacio posible, a trabajar bajo un modelo más generoso en los m2 por empleado y más complejo a la hora de calcular la huella inmobiliaria necesaria, ya que en la nueva oficina predomina lo colaborativo frente a lo individual. Ya no se trata de localizar el mayor número de profesionales en el menor espacio, sino de tener los espacios adecuados y necesarios para las diferentes actividades de un determinado número de profesionales, lo suficientemente espaciados, teniendo en cuenta que no van a ir a la oficina todos los días. Mi visión de las grandes sedes corporativas es parecida a la de un Centro Cultural, con muchas menos mesas individuales y más variedad de espacios de encuentro y reunión. Lugares de trabajo que no estarán únicamente en el edificio corporativo, sino que se localizan en los hogares y en otras muchas opciones. Todo es la oficina. La oficina crece y se extiende; es “la oficina extendida”.