Espacios de trabajo, el ‘facility manager’ sigue al mando

Cada día nos despertamos con alguna noticia sobre la creación de espacios de trabajo en entornos hasta ahora poco habituales. Tal vez la apuesta hotelera es la que ha tenido mayor repercusión mediática. No es un tema nuevo, hace un par de años ya se dieron algunas iniciativas que mezclaban coworking, hoteles, nómadas digitales y millennials. Tampoco es una iniciativa solo de los grandes operadores turísticos. Algunos gobiernos como el griego, proponen ventajas fiscales a aquellos que apuesten por teletrabajar desde el país heleno a partir del 1 de enero de 2021.

El sector del Facility Management, orientado a la gestión de todo lo que hacen que las empresas sean más eficientes y productivas en sus espacios de trabajo, ya estaba cambiando antes de la crisis del Covid-19. Cambiaba porque por primera vez en la historia en un mismo entorno laboral se reunían cuatro generaciones distintas, todas ellas con una cultura laboral propia que tocaba imbricar a la de la propia empresa. Cambiaba porque ya se daban nuevas formas y fórmulas de trabajo más flexibles como el trabajo por proyectos o el teletrabajo mismo, que lentamente se iba instaurando en algunas empresas.

Cambiaba también, porque elementos como la digitalización, la sostenibilidad o la accesibilidad de los edificios, estaban más presentes que nunca en la estrategia corporativa de las empresas y eran los Facility Managers los que debían conseguir espacios de trabajo cada vez más conectados, verdes y sin barreras. Por último, cambiaba porque la tendencia marcaba que -en aras de una mayor productividad en la empresa y bienestar de sus empleados- no solo las oficinas, sino también las instalaciones públicas y privadas, debían ser flexibles y orientarse a cuidar al activo más importante de cualquier organización, las personas que lo forman. Un escenario complejo para el Facility Management que se complicó todavía más cuando llegó el Covid-19, siendo sus profesionales los que tuvieron que cerrar las oficinas, facilitar el trabajo a millones de empleados desde sus casas durante meses y, ahora, cumpliendo las nuevas medidas de seguridad e higiene marcadas por ley, reabrir unos espacios de trabajo diferentes a los que tuvimos que dejar con prisas a finales de marzo de este año.

Junto a ello, tal como he señalado anteriormente, han aparecido conceptos nuevos como espacios de trabajo híbridos en hoteles. Entornos de trabajo altamente flexibles como los que ofrecen las empresas de coworking. Home Office, esto es diseño de mobiliario pensado para convertir parte de nuestras casas en oficinas. Incluso nuevas figuras profesionales como la del responsable del trabajo en remoto, por el que ya han apostado algunas empresas en EEUU.

Esperando ver en qué queda todo lo anterior, sí que podemos señalar algunos aspectos en los que no parece que hay vuelta atrás. El primero es un tópico, pero es cierto que el “teletrabajo ha llegado para quedarse” y tal vez sea la consecuencia directa más importante derivada de la pandemia. Trabajar desde casa se verá como algo “normal”, pero no va a suponer menos trabajo organizativo para las empresas, ni para perfiles como los Facilty Managers. La productividad deberá mantenerse, la interacción entre equipos deberá continuar y habrá que establecer normas más rígidas para facilitar la conciliación y un balance equitativo entre la vida personal y profesional. Si trabajamos desde casa, deberemos contar con un espacio al que podamos definir como oficina. Las empresas especializadas en productos y servicios de Home Office ganarán valor y sin olvidarnos de todas aquellas soluciones tecnológicas pensadas para trabajar en remoto que tan buen resultado han dado los últimos meses.

¿Supone esto que dejaremos de acudir a nuestros espacios de trabajo? Por supuesto que no, pero les daremos un nuevo uso. Si hasta ahora era el empleado el que solicitaba poder trabajar desde su casa, la disrupción generada por el Covid-19 puede llevarnos a todo lo contrario; que debamos solicitar permiso para acudir a la oficina, previa solicitud de un punto de trabajo, parking u otros permisos. Para ello, la tecnología que nos permita hacer todas estas reservas va a tener un papel esencial. Por otro lado, si en los últimos años los espacios abiertos han sido la tónica, tal vez a partir de ahora volveremos a trabajar en espacios más protegidos e individualizados y mucho menos concurridos, con zonas comunes más delimitadas.

Por otro lado, los Facility Managers continuarán siendo los responsables de reorganizar la contratación de servicios profesionales vinculados a los espacios de trabajo que gestionan. Tel vez se acabó la contratación masiva, por ejemplo, de plazas de parking, pero, sin embargo, habrá que intensificar y cambiar los niveles de servicios de la limpieza, incrementando las rondas diarias, por ejemplo. Si bien el precio continuará siendo un aspecto importante en la contratación de estos servicios, ahora más que nunca, la flexibilidad y la creatividad que presente el proveedor serán críticos para la contratación.

En el reciente estudio de Deloitte El impacto del Covid-19 en el Facility Management, se señalaba que “los empleados quieren volver a unos espacios de trabajo atractivos y agradables en los que reencontrarse con sus compañeros para reunirse, pero también para pasar un tiempo de calidad con ellos. Esa va a ser la función del Facility Manager. Trabajemos desde donde trabajemos, su figura como responsable de gestionar todos aquellos aspectos que hacen que las empresas y organizaciones sean más eficientes y productivas en sus espacios de trabajo, tendrá cada vez un mayor valor estratégico.