La facturación, el próximo estadio en la digitalización de las empresas
La Administración pública está impulsando en los últimos tiempos diferentes cambios para agilizar su relación con las empresas y los ciudadanos, potenciado la actividad telemática para la gestión de diferentes trámites. En este contexto, durante los próximos meses verán la luz dos normativas que tendrán un gran impacto futuro en el tejido empresarial ya que modificarán de forma significativa la facturación de las empresas: los Reglamentos de la Ley contra el Fraude Fiscal y la Ley Crea y Crece.
Estas dos normativas, pendientes de que próximamente se aprueben sus correspondientes desarrollos reglamentarios, suponen un cambio disruptivo que transformará los modelos de relación entre las empresas, los clientes, los proveedores y la Agencia Tributaria, mejorará los circuitos de facturación actuales y supondrá un decisivo impulso a la digitalización del tejido empresarial.
La Ley Antifraude, cuyo objetivo es evitar el fraude fiscal, establece en su Reglamento una serie de requisitos y condiciones para el software de facturación. Con esta nueva normativa, se obligará a disponer de un registro por cada factura expedida de forma simultánea o inmediatamente anterior a la creación de la factura para garantizar su inalterabilidad, accesibilidad, conservación y trazabilidad.
El otro Reglamento, el de la Ley Crea y Crece, que pretende evitar la morosidad, establece la obligatoriedad de emitir y recibir facturas en formato electrónico en todas las operaciones realizadas entre empresas y profesionales, quedando únicamente excluidas las facturas emitidas a particulares. Esta normativa establece que la factura electrónica debe ser un instrumento útil para reducir los costes de transacción o garantizar la no obligatoriedad de utilizar una solución, plataforma o proveedor de software predeterminada por el receptor. Todo ello permitirá que haya una mejora en la productividad, en la competitividad y en la eficiencia de las empresas.
Implicaciones para las empresas
Se prevé que la entrada en vigor de ambas normativas se produzca entre 2024 y 2025 para la mayoría de las empresas. Su importancia radica en que, pese a que persiguen objetivos diferentes, en algún momento podrán converger en su afectación a las empresas.
En este sentido, la digitalización y la modernización del proceso de facturación implicará un coste para las empresas. Y no únicamente el coste económico de adquirir un software si no se dispone de él para cumplir con la normativa, sino también uno aún más importante: el de la adaptación al cambio. Se trata de implicar a las personas de la organización en el cambio de procesos; cambios que, además, pueden requerir de aprendizaje y capacitación en el uso de las nuevas tecnologías y de nuevas formas de trabajar. Es el coste más difícil de gestionar en el día a día y supone un seguimiento y dedicación, especialmente al inicio del cambio. Por ello, es importante ir de la mano de un socio tecnológico que asesore a las pymes en cómo realizar este proceso de cambio y que les ofrezca la solución más adecuada según sus necesidades.
Ahora más que nunca es el momento de adaptarse, ya que los Fondos Europeos Next Generation, a través del programa Kit Digital, conceden ayudas para la digitalización de empresas de menos de 50 empleados en ámbitos como el de la facturación. Estas subvenciones europeas representan una gran oportunidad para adelantarse a los grandes cambios que se producirán con la aprobación de ambos Reglamentos. El Kit Digital debe ser el instrumento que ayude a asumir el coste económico de la digitalización, garantice la adquisición de la tecnología necesaria para llevar a cabo la transformación digital de las empresas y facilite la mejora de la competitividad, eficiencia y productividad.
Es muy importante estar preparado tecnológicamente para poder hacer frente de forma óptima a estos cambios, que se van a producir de forma imparable y ante los cuales es conveniente ir adaptándose progresivamente, marcando los tiempos que cada negocio permite, y no esperar a hacerlo por imperativo legal y sin margen de reacción.
Estar bien informados y preparados para anticiparnos al cambio permitirá armonizar la gestión empresarial con estas nuevas obligaciones y adaptarse de forma paulatina al nuevo escenario normativo mientras garantizamos la competitividad del negocio.