Llega el ‘tercer espacio’, la alternativa de oficina flexible para la nueva normalidad
Nos encontramos en un punto de inflexión en las formas de trabajar donde hemos de rediseñar el rol de las oficinas. Desde el sector de la oficina flexible ya hablábamos hace años sobre cómo poner a las personas en el centro a la hora de diseñar los espacios de trabajo. La espectacular evolución de la tecnología, la digitalización, va cambiando progresivamente la forma de comunicarnos y de organizarnos, y esta disrupción obliga a las empresas de todo tamaño y condición a adaptarse continuamente: en clave externa en la comunicación con los clientes, proveedores y colaboradores; en el diseño de los productos y servicios, e incluso en su modelo de negocio. Internamente las organizaciones también han de actuar en consecuencia, adoptando estructuras ‘líquidas’ para un entorno VUCA -volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad, por sus siglas en inglés- y que permitan una rápida adaptación a las cambiantes circunstancias del mercado.
En este escenario, la opción de la oficina flexible con el Space as a Service, ha tenido un fortísimo crecimiento en los últimos años, a pesar de llevar más de 40 en el mercado español.
Y estábamos en ese debate..., cuando llegó la pandemia. A pesar de hablar de cambios disruptivos e incertidumbre, no podíamos imaginar la dimensión de lo que se nos avecinaba, con una crisis global de dimensiones desconocidas. Esta situación no ha cambiado las tendencias que ya se adivinaban, pero ha supuesto un salto hacia adelante de años en las mismas.
Hemos realizado un experimento colectivo y obligatorio de home office, y hemos podido comprobar sus ventajas y desventajas de una forma evidente. Se ha demostrado que las tecnologías están listas para poder trabajar desde cualquier parte en cualquier momento, de forma segura, asequible y eficiente.
También hemos podido comprobar que las relaciones sociales en el entorno laboral son importantes, y que trabajar siempre desde nuestra casa puede resultar tan estresante como hacerlo desde la oficina. Y es que el lugar ideal para trabajar no es siempre el mismo, sino que depende de la labor que haya que realizar en cada momento. De hecho, podemos ser más eficaces y más felices desarrollando nuestra labor en distintos lugares según la tarea, con lo que emerge el trabajo híbrido.
Las organizaciones han de adaptarse a estas nuevas formas de trabajo, y la oficina redefine su papel, siendo una pieza importante en el bienestar de los trabajadores, el engagement con la organización y la retención del talento.
Ante estas circunstancias, el sector de la oficina flexible, del coworking y de los centros de negocios, ha demostrado nuevamente que está llamado a jugar un papel determinante. Este nuestro sector es rico en diversidad, ya que contamos con grandes operadores nacionales y multinacionales, pequeños espacios independientes, centrados en distintos tipos de clientes y usuarios y enfocados cada uno en su combinación de comunidad y servicio. Esta riqueza permite que cada necesidad encuentre una opción de oficina flexible a su medida, desde grandes corporaciones a freelancers, autónomos, PYMES, profesionales o micropymes. Y que, dependiendo de nuestros requerimientos y presupuesto, podamos elegir un espacio y darle un determinado uso, el que precisemos en cada momento.
Así, mientras el servicio de oficina virtual puede ser la solución perfecta para personas que trabajen en su casa, pero precisen una dirección profesional distinta, atendida y donde puedan mantener reuniones puntuales con sus clientes, la oficina privada puede ser la solución para profesionales individuales, pero también para equipos de unas pocas personas o varios cientos de ellas, con espacios totalmente operativos desde el primer momento, adaptables a las variaciones de equipos trabajando en modo híbrido; o para equipos creados para proyectos temporales concretos.
El tercer espacio como alternativa de trabajo
Estamos ante la eclosión del tercer espacio para trabajar, aquel que no es ni la sede corporativa ni nuestro domicilio: la oficina flexible que permite que podamos trabajar cuando queramos, el tiempo que queramos en un entorno seguro, profesional y compartido, con todos los recursos a nuestra disposición.
Nuestro sector responde a las necesidades actuales, adaptando nuestros servicios a la nueva demanda, flexibilizando, si aún cabía más, lo flexible. Podemos facilitar bonos de horas de salas u oficinas para personas o equipos que son clientes fijos discontinuos, nos hemos dotado con recursos audiovisuales para que nuestros usuarios puedan disponer de las últimas tecnologías en el actual mundo conectado, combinando así oficinas virtuales con utilizaciones presenciales, para que se pueda contratar lo que se precise en cada momento.
Una patronal para el futuro
El papel de ProWorkSpaces, como asociación empresarial que representa y aglutina al sector, es determinante en los próximos años. Hemos de ser el entorno que permita la consolidación de una industria que ofrece soluciones al mundo del trabajo del siglo XXI, potenciando la profesionalización de nuestros espacios, trabajando con las administraciones públicas para definir y regular nuestra actividad, y para potenciar el ecosistema emprendedor, trabajando en la divulgación de una forma de trabajar adaptada las necesidades actuales de las personas y las organizaciones que, cada vez más, incluyen la opción flex en su portfolio de oficinas. Sabemos también la potencia que proporciona la utilización de soluciones de oficinas flexibles en la internacionalización de las empresas, por lo que ProWorkSpaces cuenta también con una sólida red de alianzas internacionales, permitiendo implantaciones inmediatas en otros países.
La oficina flexible es, sin duda, la oficina del futuro.