La realidad de los datos en las pymes españolas
Cuando a mediados del siglo XV Gutenberg puso en marcha su taller de impresión pocos se dieron cuenta del impacto tan transcendental que tendría en la difusión y alcance del conocimiento en el Occidente europeo. Las copias manuales realizadas por los monjes en las bibliotecas, ya no satisfacían la demanda de los estudiantes, ni de los nuevos centros de enseñanza impulsados por la burguesía. De esta necesidad surgió la búsqueda de un método de reproducción de los textos que fuese rápido y barato.
En esta última década, y con un espíritu similar, se han producido innovaciones muy significativas en el ámbito tecnológico relacionadas con el tratamiento y acceso a los datos. Por un lado, la ubicuidad del acceso a la información. Por otro lado, las mejoras sustanciales en el tratamiento de los mismos, tanto en términos de capacidad computacional como en usabilidad y visualización. Estos avances han permitido la evolución de técnicas clásicas, así como la aparición de nuevos servicios y productos de nicho en el ámbito de la Inteligencia Empresarial, que se refiere de manera resumida al conjunto de estrategias tecnológicas enfocadas a la administración de una organización a partir del análisis de datos.
Estas herramientas se han convertido en el soporte fundamental en la que basar una gestión de empresa a partir de decisiones cualificadas y contrastadas. Los beneficios de las herramientas de BI son varios. Entre ellos definir reportes y cuadros de mandos interactivos y dinámicos que nos permiten realizar, por ejemplo: gestión y análisis de clientes y proveedores; clasificación automática de los mismos según criterios de negocio; análisis del ciclo de venta y de conversión de oportunidades y realización de pronósticos de ventas; gestión avanzada de almacén en relación con previsión de pedidos y nuestro volumen de estocaje; planificación y supervisión financiera... Además de estas funciones el BI permite centralizar y conectar la información corporativa; democratizar el acceso a la información de negocio y empresarial y, no menos importante, aplicar y supervisar la mejora continua de los procesos en base a mediciones.
Sin embargo, aunque la oferta en el mercado de productos tecnológicos específicos de BI es amplia y variada, su uso y aplicación está lejos de ser una realidad diaria en el caso de las pymes españolas. De manera similar a lo que ocurría con los monjes copistas, antes de la llegada de la imprenta, la explotación de datos como apoyo a la toma de decisiones en la gestión empresarial de la pyme, todavía hoy, está en una fase cercana a la artesanía.
Lo que nos encontramos de facto es que la herramienta de análisis y reporting en los departamentos de las empresas sigue siendo la hoja de cálculo (MS Excel o similar). Los informes financieros a Dirección, la representación gráfica de la evolución de las ventas en los últimos cinco años o el análisis de nuevos clientes, por ejemplo, se trabajan y se comparten de manera habitual a través de ficheros de datos que han sido realizados manualmente.
Las consecuencias son ampliamente conocidas. En primer lugar, una alta dedición en tiempos y recursos para la elaboración y actualización de estos informes. Esto tiene dos derivadas complementarias. Primera, los costes recurrentes de personal asociados a la construcción y mantenimiento del reporting; Segundo, el coste de oportunidad para utilizar estos mismos recursos en otras tareas de mayor valor añadido.
En segundo lugar, destacar que son además procesos de datos propensos a errores, como cualquier otra tarea realizada de manera repetitiva y manual, en los que además es muy complicado depurar o encontrar la causa de esto errores: bien sea por cálculos mal definidos, problemas de actualización y un largo etcétera de casuísticas.
En tercer lugar, remarcar que es una aproximación que no escala a nivel organizativo. Añadir nueva información o definir nuevos indicadores (KPIs) de análisis requiere reelaborar estos informes. Proporcionar acceso de manera generalizada a nuevos usuarios implica compartir ficheros que se envían por correos, con los riesgos evidentes de seguridad que entraña esta política.
La pregunta natural es, si existe diversidad y oferta en herramientas de BI ¿por qué no existe una mayor adopción en las pymes españolas y se sigue en cambio utilizando las hojas de cálculo como pivote central de nuestro reporting empresarial? La respuesta tiene varias aristas, principalmente relacionadas con los altos costes de implantación de los productos de BI. Son proyectos generalmente largos en el tiempo, que implican además la dedicación del personal clave de la empresa con el conocimiento necesario para asegurar el éxito de la inversión. La segunda es que nuestro business software: bien sea nuestro ERP, el CRM o cualquier otro sistema informático en el que apoyemos la gestión de nuestra actividad, no está conectado a estas herramientas de BI, o requiere de la adaptación a nuestro caso de uso.
Por eso uno de los grandes cambios que se está gestando actualmente en la industria del business software, especialmente en los productos orientados a la PYME, es la incorporación de estas técnicas de BI, de análisis y de visualización de datos como componentes propios del ecosistema de la solución en cuestión. Es decir, dado el grado de madurez de la tecnología, las funcionalidades de reporting dinámico, los cuadros de mando verticales y el resto de las técnicas de apoyo a la decisión tenderán a formar parte de nuestra solución de gestión, sin tener que contratar software de BI adicional y tener que pasar por el costoso proceso de implantación y definición de un proyecto ad hoc.
En estos momentos de globalización económica, la competitividad y productividad de las empresas está íntimamente ligada a la capacidad de adaptarse a un entorno cambiante y de alta incertidumbre. Para ello las soluciones tecnológicas sobre las que descansan los procesos y la actividad empresarial no pueden depender de productos externos o procesos artesanales, costosos y poco escalables.