Facilitar la transformación con datos en tiempo real
A pesar de que la tecnología ha cambiado nuestro mundo de manera radical en muchos aspectos, la forma en la que operan las organizaciones no siempre ha sido capaz de seguir el ritmo. Cuando el mundo a nuestro alrededor cambia a un ritmo más rápido que el de nuestros propios negocios, no es de extrañar que los clientes opten por competidores más agiles.
El cambio resulta difícil. Cambiar los métodos operativos y la cultura de una empresa con una larga trayectoria puede resultar especialmente tedioso, ya que requiere más que una orden del consejero delegado o una nueva declaración de objetivos. Muchos de los cambios que he experimentado comenzaron mediante la mejora del empleo de los datos. Aumentar la confianza y capacidades del personal a la hora de utilizar datos y, a continuación, mejorar continuamente la capacidad de emplearlos en tiempo real para impulsar acciones en ese momento contribuye a facilitar la innovación al elevar el nivel de claridad situacional. Generar una amplia visibilidad de los datos en tiempo real aporta múltiples beneficios, incluyendo; democratizar la toma de decisiones basada en el empleo objetivo de los datos, reducir el tiempo dedicado a buscar respuestas y la capacidad de extender decisiones por la organización con la confianza de que esas decisiones se toman de la manera correcta.
Según he podido comprobar a lo largo de mi extensa carrera, el sector del automóvil depende en gran medida del Sistema de Producción Toyota (TPS). Un precepto clave del TPS es que cada proceso y su conexión a los procesos subsiguientes se vigilan de forma constante para asegurar el mayor nivel de capacidad de producción, eficiencia y calidad, de un modo que conduzca al mejor resultado final posible. Sin embargo, en el entorno de las oficinas, estas conexiones entre funciones suelen ignorarse a menudo y los individuos se centran únicamente en perfeccionar sus propios procesos.
En mi experiencia, esta visibilidad multifuncional de los datos en tiempo real, combinada con el proceso de revisión entre pares, aceleró la toma de decisiones y también mejoró la calidad y precisión de los datos. Estas mejorías se produjeron a medida que el personal descubrió que sus datos, tanto propios como a nivel departamental, tenían un impacto sobre el negocio mucho mayor del que suponían.
Abrir los datos en tiempo real a todos los empleados, en lugar de reservarlos únicamente para la directiva, promueve una mayor concienciación y discusión acerca de las mejoras que pueden realizarse en referencia a los indicadores clave de rendimiento (Key Performance Indicators, KPIs), con mayor frecuencia, acelerando el ciclo de retroalimentación, que resulta clave para mejorar la eficiencia, eliminar barreras y promover la transformación.
Una de las formas más sencillas de comenzar es creando un espacio en el que las personas puedan adaptarse a los cambios deseados. Para ello, debemos procurar automatizar los informes que actualmente se elaboren de forma manual. Eliminar los informes repetitivos liberará a las personas y les permitirá centrarse en comprender y emplear los datos, en lugar de generar informes.
Otra forma de aprovechar esta oportunidad es reevaluando los KPIs y procesos de reporte en general. Al igual que me sucedió a mí, quizás descubran que muchos de esos informes ya no resultan relevantes para el negocio actual, y a menudo se continúan generando únicamente por necesidades que ya han quedado obsoletas o se cumplen de otras formas. Es importante revisar cada proceso, su propósito y los informes y datos que se emplean o generan mediante dicho proceso, para comprender cómo pueden eliminarse algunos pasos, o incluso procesos completos, cuando dejan de ofrecer un apoyo valioso al flujo de trabajo de la empresa. Los pasos manuales pueden ser una de las áreas más difíciles de identificar y superar al automatizar procesos, debido a la falta de documentación.
También debemos considerar cómo distribuir y facilitar la visibilidad de los datos. Existen múltiples herramientas para generar paneles de datos que pueden implementarse rápidamente con excelentes resultados. Sin embargo, debo añadir una advertencia: es importante no caer en la trampa de pensar que la creación de paneles de control es el objetivo final. En última instancia, el objetivo es convertir los datos del panel de control en acciones rápidas. Invertir en formación, comunicación y vigilancia del uso de los datos son actividades críticas para garantizar la continua relevancia de los datos, cómo se presentan y a quien.
He observado que establecer un lago de datos en la nube de AWS me permitió convertir mis objetivos, la automatización y agrupación de datos en tiempo real, en realidad con gran rapidez. Esto confirió a mi organización los bloques básicos necesarios para crear rápidamente un sistema centralizado de almacenamiento de datos seguro, flexible y asequible. En la actualidad, este proceso resulta aún más sencillo desde el lanzamiento en 2019 de AWS Lake Formation, lo cual ha permitido la creación de lagos de datos seguros en cuestión de días en lugar de meses.
En mi actual rol en AWS, a menudo observo como las empresas cometen el error inverso, cuando la responsabilidad de transformar una organización se adjudica únicamente al departamento de informática. La transformación es una responsabilidad de toda la organización. La nube y la capacidad de proporcionar datos en tiempo real a todo el personal son elementos que empoderan, al igual que lo es contar con resultados de negocios compartidos. La transformación debe abordarse como un esfuerzo continuo, no un proyecto puntual. A medida que la transformación de datos en tiempo real vaya progresando, las necesidades de iteración e innovación basadas en la revisión entre pares implican que cada vez más miembros de la organización tendrán que participar e involucrarse en el proceso de cambio.