Los ‘soplos’ en las empresas también se digitalizan

Cuando sale a la luz un caso de corrupción, este ha podido descubrirse por la investigación de las fuerzas de seguridad, de periodistas de investigación... Incluso en esos casos, el origen de la denuncia parte en más de la mitad de los expedientes (el 53%) de los propios empleados de la compañía o afiliados al partido político en cuestión... Esas fuentes suelen permanecer ocultas.

Desde el pasado 20 de febrero, las empresas españolas están obligadas por la Ley 2/2023 a establecer un sistema de denuncias seguro y confidencial que permita a cualquier empleado denunciar cualquier tipo de incumplimiento normativo y así ayudar en la lucha contra la corrupción.

La ley española llega para acatar la directiva 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, del 23 de octubre de 2019, conocida como Directiva Whistleblowing. La palabreja puede traducirse de forma elegante como denuncia de irregularidades o coloquialmente como ley de los sopladores o soplos. Pero no hay que tomárselo a broma. Las compañías españolas de más de 250 empleados, ya sean públicas o privadas, disponen de un plazo de tres meses (hasta el 21 de mayo) para articular ese mecanismo de denuncias seguras. Las compañías del sector privado con 249 o menos trabajadores, así como los municipios de menos de 10.000 habitantes tendrán algo más de tiempo para crear ese mecanismo: hasta que suenen las campanadas para cerrar este 2023.

Quienes se hagan los remolones -las organizaciones incumplidoras- pueden enfrentarse a multas que oscilan entre 1.001 euros y el millón. Entre las posibles denuncias, podemos mencionar como ejemplo el acoso laboral, el blanqueo de capitales, actividades corruptas, conductas contrarias al código ético de la empresa o a los procedimientos establecidos por cualquier ley.

Muchos se estarán preguntando de qué manera conseguir un mecanismo que garantice totalmente la confidencialidad en esas denuncias y así evitar cualquier tipo de represalia. Ahí es donde entra en juego la tecnología. En concreto, la compañía danesa Whistleblower Software ofrece un servicio para hacer frente a estas situaciones. Funciona como Saas (software como servicio) y su precio oscila desde los 70 euros al mes para compañías de hasta 49 empleados a los 285 euros al mes para empresas de 1000 a 1999 trabajadores.

Preguntamos al responsable de esta plataforma en España, Álvaro Blanco, cómo funciona exactamente el servicio: “Cada cliente dispone de su propio enlace web, que es su canal único de denuncia de irregularidades, donde puede añadir información relevante y permitir a los informadores presentar una denuncia. Para que los empleados y terceros puedan presentar esas denuncias, las empresas suelen publicar un enlace al canal de denuncia, donde también deberá aparecer su política de denuncia, ya sea en su web o en su intranet”. Añade que, de este modo, el canal de denuncia de irregularidades es accesible a todos los que quieran denunciar, ya sea desde el ordenador o desde dispositivos móviles. Insiste Blanco en que el software de denuncia permite presentar denuncias “tanto anónimas como confidenciales”. “Después de haber presentado una denuncia, el denunciante puede volver a acceder al enlace web para comprobar el estado del caso. Los denunciantes también pueden adjuntar archivos adicionales, si es que los olvidaron inicialmente, o comunicarse de forma segura con los responsables del caso si tienen preguntas aclaratorias”, añade.

¿Cómo garantizar que el denunciante no deja rastro, ni siquiera a través de la dirección IP? Nos insiste en que “todas las comunicaciones están cifradas de extremo a extremo y elimina todos los metadatos de los archivos adjuntos, lo que garantiza que no haya datos que puedan revelar a una persona. Nadie ajeno al equipo de investigación puede ver la información enviada. Ni siquiera nuestro personal de Whistleblower Software puede acceder a ella”. Advierte también que los denunciantes también pueden elegir permanecer en el anonimato durante todo el proceso, lo que significa que un gestor de casos no sabe de quién procede la denuncia, e incluso si un gestor de casos inicia un diálogo con un denunciante para obtener más información, no ve sus datos de contacto.

Tampoco hay excusas para cumplir la ley, pues desde esta plataforma nos explican que el proceso de incorporación a ella no lleva mucho tiempo: “En la mayoría de los casos, puede hacerse en 15 minutos. Las empresas más grandes pueden requerir más tiempo si aún no han establecido políticas internas de denuncia de irregularidades o si necesitan crear un comité de investigación más grande”, aclara Blanco.

Una vez que se ha presentado una denuncia, nos interesa conocer cómo es el resto del proceso. “Una unidad de denuncia de irregularidades designada internamente o un gestor de casos individual recibe una notificación sobre una nueva denuncia y debe confirmar que ha recibido el caso en un plazo de siete días. A continuación, realizarán una evaluación inicial, valorando si existe la necesidad de aportar recursos adicionales. Si un equipo de investigación carece de algunos detalles, siempre puede solicitarlos al informante a través del mismo sistema”. El denunciante debe recibir información sobre cómo ha evolucionado el caso en tres meses, si bien en casos de especial complejidad de la irregularidad denunciada, ese tiempo puede ampliarse hasta un máximo de tres meses adicionales.

Whistleblower Software prevé aumentar la plantilla en España de tres a 15 personas este año por la entrada en vigor de la nueva ley. Preguntamos a su responsable en nuestro país qué respuesta está encontrando entre las empresas españolas. “Hasta ahora, no hemos experimentado ninguna reticencia. Los empresarios entienden que tienen que cumplir la legislación y están interesados en encontrar una solución segura y fiable que no les defraude”. Reconoce que las empresas con una plantilla de entre 50 y 249 empleados no tienen tanta prisa, por disponer hasta final de año para hacerlo. “Pero incluso entre ellas ya vemos un interés. Para algunas, forma parte de su cultura corporativa, quieren comunicarse abiertamente y mostrar transparencia a sus empleados”.

Nos cuestionamos también si este tipo de plataformas multiplicará esos procesos de denuncias... Nos reconoce Álvaro Blanco que “algunos empresarios tienen esta preocupación”. “A algunas empresas les preocupa verse desbordadas de reclamaciones quejumbrosas, cuando en realidad, por la experiencia que observamos, hay una media de una denuncia por cada 250 empleados al año. Y ésta no es una denuncia quejumbrosa sobre cualquier cosa, sino una cuestión más seria que puede afectar a otros procesos de la empresa”. Recomienda también explicar la política de denuncia a los empleados, haciendo hincapié en qué infracciones entran en las categorías de denuncia y cómo se evalúan los casos. “De esa manera, los empleados confiarán en la política y la cultura de la empresa. También hay que formar al equipo de investigación. Sus empleados deben saber que se trata de personas bien formadas y totalmente imparciales en la tramitación de los casos”, concluye.