Hacia la firma notarial por videoconferencia

La digitalización va calando en todos los sectores. Esta vez, hemos querido conocer cómo ha sido ese proceso en las notarías españolas. Lo hacemos con motivo de la obtención del Esquema Nacional de Seguridad (ENS) de nivel alto, una certificación tan exigente que solo comparten con la Dirección General de la Policía, la Guardia Civil y la Seguridad Social. Esto significa que la seguridad de todos los sistemas de información, procesos, bases de datos, sedes, plataformas y portales del Notariado alcanza el máximo nivel de protección. Los 23 millones de documentos notariales que se firman anualmente están bien a salvo. “La seguridad única y total no existe”, nos reconoce Mario Abascal, CEO de Ancert, la Agencia Notarial de Certificación y centro tecnológico del Consejo General del Notariado. “Tenemos pruebas y noticias fehacientes y recientes de ataques a grandes instituciones y empresas aquí y fuera de España que han invertido cantidades ingentes de dinero en seguridad durante todos estos últimos años. Esta dinámica de ataques indiscriminados y dirigidos continuarán y se acrecentarán. Debemos estar vigilantes y continuar profundizando día a día en mejorar y fortalecer todos los procesos de defensa adelantándonos a las nuevas tendencias en ciberataques”, añade.

Al hablar de ciberataques, se cumple el tópico de que es buena noticia que no haya noticia. Los 3.000 notarios españoles vienen tramitando a través de Ancert más de treinta millones de copias electrónicas de documentos notariales al año. Sólo en 2020, la plataforma de servicios telemáticos del Notariado permitió el envío de 8 millones de copias electrónicas de documentos notariales a las Administraciones, cerca de 2,5 millones de copias electrónicas a los registros y al catastro y cientos de miles de liquidaciones telemáticas, certificaciones o remisiones de datos a diferentes organismos públicos. Esta sede aloja la segunda mayor base de datos de España, el Índice Único Informatizado Notarial, que cuenta con información parametrizada y anonimizada de más de 135 millones de documentos públicos, más de 41 millones de personas físicas y más de 3,5 millones de personas jurídicas.

Preguntamos al CEO de Ancert qué supone la obtención del Esquema Nacional de Seguridad (ENS) de nivel alto y nos reconoce que, si bien hasta el momento venían cumpliendo con los más altos requisitos de seguridad “hemos preferido que una empresa pública certifique ese buen hacer, de ahí que esa certificación garantice ahora, ya oficialmente, la fiabilidad y seguridad de la función notarial en todos sus procesos telemáticos con los ciudadanos, instituciones, administraciones y colectivos con los que interacciona”.

Admite Abascal que esto cambia todo y nada: “En todo porque justamente esta certificación garantiza a los notarios y a cualquier destinatario de los servicios telemáticos notariales que el uso de la Sede Electrónica Notarial (SEN) es seguro. El SEN es la plataforma de función pública que todos los notarios tienen a su disposición, compuesta por un servidor en su notaría, una red de comunicaciones encriptada, firma cualificada y unos servicios centrales para la emisión y recepción de documentación en sus relaciones con ciudadanos (nuevo Portal Notarial del Ciudadano) o con cualquier administración pública española (SIGNO). Y en nada porque realmente de forma interna los notarios ya usaban todos esos servicios desde hacía muchos años sin ninguna incidencia ni brecha de seguridad hasta la fecha. Pero sí que evidentemente supone la garantía de que los sistemas de información y servicios desarrollados por Ancert satisfacen los principios de actuación y los requisitos de seguridad de las Administraciones Públicas, entre otros”.

Esta certificación también abre la puerta a nuevos pasos. Los notarios han aprendido las lecciones de la pandemia y ya hay hasta 34 trámites telemáticos que es posible realizar con estos funcionarios. Con ello evitan desplazamientos innecesarios a ciudadanos y empresas: “desde solicitar online una certificación catastral o una denominación social negativa en la constitución de una sociedad, hasta consultar una deuda de IBI previamente a la autorización de una compraventa, o remitir diariamente los partes testamentarios otorgados en las notarías a los registros de partes del Ministerio de Justicia”, explica Abascal.

Y admite sin reparos: “Sin duda alguna, no hay colectivo que use más la firma electrónica cualificada en España que los notarios”. Añade que, mientras otros colectivos y empresas están actualmente en un proceso de digitalización, los notarios tienen todos sus documentos desde el año 2005 -alrededor de 119 millones- no solo digitalizados, sino parametrizados y asentados en una base de datos denominada Índice Único Informatizado Notarial. “El documento ya nace digitalizado, lo que evita procesos subsiguientes reduciendo el error y el coste que todo ese proceso conlleva”, añade el CEO de Ancert.

¿Cuál sería el próximo paso en ese proceso de digitalización por parte de los notarios? “Estamos en espera de la aprobación de la norma que permita a los notarios la firma de documentos notariales sin presencia física, permitiéndose la competencia de ciudadanos y empresas por videoconferencia en la SEN. Creo que esta pandemia nos ha enseñado a todos que el asesoramiento, previa identificación y control de capacidad, abre nuevos campos que deben potenciarse haciendo posible el mismo ejercicio de la función pública notarial en presencia y a distancia”, responde Abascal. Añade que en la actualidad el notario puede recibir documentación segura del ciudadano por su SEN del Portal Notarial del Ciudadano, asesorar por videoconferencia a través de la misma sede, preparar la documentación y efectuar trámites pre-firma (solicitud de NIF provisional, por ejemplo) y post firma (remitir a Catastro para el cambio de nombre del titular catastral), pero que, “sin embargo, para el otorgamiento y firma notarial aun es imprescindible la comparecencia física y presencia ante el notario, salvo casos excepcionales”.

Y alude a lo que ya sucede en los juzgados, donde desde hace poco tiempo y gracias a una modificación legal, los juicios pueden efectuarse con todas las garantías de forma telemática en todas sus fases. Y lanza una propuesta: “El Notariado tiene y está en condiciones de ejercitar su función notarial, y así lo avala en ENS Alto obtenido, por lo menos en iguales condiciones que los jueces. Es una necesidad que demanda la ciudadanía en general y las empresas en particular que debe atenderse. Esperemos que en breve tiempo para algunos documentos notariales se permita al notario otorgarlo a distancia en presencia del ciudadano por videoconferencia, siempre que así éste lo desee y solicite a través de la SEN en el Portal Notarial del Ciudadano”, añade el CEO de Ancert. Mientras llega ese momento, los 3.000 notarios españoles invitan a los ciudadanos y empresas a navegar por el nuevo portal del ciudadano www.portalnotarial.es. A través de él y previa identificación digital, “se puede obtener un asesoramiento notarial gratuito, imparcial y directo y conocer de primera mano los múltiples servicios (mercantil, fiscal, esfera personal, etc.) en muchos ámbitos que los ciudadanos y empresas pueden recibir de los casi 3.000 notarios de toda España para el previo otorgamiento de los documentos notariales”, concluye Abascal