Ramón Martín, CEO de Ricoh España y Portugal: “Las organizaciones deben darle a la oficina un nuevo sentido”

La pandemia le ha dado la vuelta completamente a la actividad de Ricoh. ¿Cómo ha sido ese viaje?

Está siendo un viaje de transformación realmente apasionante. Antes de la pandemia, en Ricoh ya apostamos por nuevas formas de trabajar, más flexibles y ágiles, por eso nuestra plantilla ya estaba preparada para lo que hoy llamamos trabajo híbrido. Durante la crisis del coronavirus tuvimos la oportunidad de ayudar a nuestros clientes a adaptarse. En 2017, ya habíamos adquirido al líder en el ámbito de la colaboración y videoconferencia, Techno Trends, anticipándonos así a un cambio profundo en las infraestructuras de trabajo que permitan a las personas trabajar de manera más inteligente desde cualquier lugar.

¿Qué tiene que ver una fotocopiadora con la hiperautomatización de procesos?

Si lo vemos por separado, bien poco. Pero los equipos multifuncionales fueron nuestra puerta de entrada a la digitalización, del documento de lo físico a lo digital. Después llegaron los portales, la automatización de procesos, el viaje al cloud, la protección y el ciber recovery. La transformación la iniciamos hace más de una década. La pandemia solo ha acelerado la urgencia de estas soluciones para nuestros clientes.

¿Qué nuevas necesidades han detectado en sus clientes para llevar a cabo todos estos cambios?

Además de la interacción virtual que exige el trabajo híbrido, la necesidad de eliminar procesos físicos basados en papel ha renovado el interés por la digitalización y automatización de los procesos de negocio. El trabajo híbrido empieza a verse como una oportunidad para empresas y empleados: aporta reducción de costes, mejora la captación y retención del talento, apuesta por la sostenibilidad. Es una nueva ventaja competitiva gracias a la tecnología.

Y de la noche a la mañana...

Sí, tuvimos que equipar miles de salas de reuniones para conectar empleados presenciales y en remoto, adoptar nuevas soluciones de colaboración, de firma electrónica, de gestión de la información, etc., y todo ello bajo un entorno IT robusto, en la nube y con la máxima seguridad. Lo hemos llamado Leading Change At Work, es decir, lideramos un cambio positivo que libera el potencial humano a través del poder de la tecnología.

¿Cuáles han sido las tendencias clave?

La tendencia que estamos observando la llamamos Twin Economy. Estamos en un momento de convivencia entre lo físico y lo digital, y las empresas deben lidiar con los dos mundos para sacar el mayor provecho de ambos. Todo son binomios: la colaboración síncrona y asíncrona de los empleados, el trabajo presencial y el remoto, los servidores on-premise o en el cloud, etc.

¿Qué ha supuesto la compra de la plataforma de automatización Axion Ivy?

Ha sido clave para la transformación digital de procesos. Esta plataforma con capacidades de software low-code o sin codificación permite automatizar esas tareas tediosas de nuestro día a día. ¿Cuánto tiempo pierden las organizaciones en tareas automatizables? Hablamos de esfuerzo, de costes, de tiempo, pero también de enfocar el talento en tareas de valor añadido. Cuando las empresas se dedican a su negocio principal y los empleados a lo que mejor saben hacer maximizamos la eficiencia.

También hemos asistido a cambios en el modo de trabajar...

Las organizaciones deben darle a la oficina un nuevo sentido, aportar un valor añadido al trabajo presencial. Si no, no se producirá esa vuelta exitosa de los empleados. Las empresas han reducido el tamaño de sus sedes corporativas y los espacios dedicados a la colaboración cada vez son mayores en tamaño y en tipología. Pero según nuestra última encuesta a empresas españolas, la mayoría no ha variado el presupuesto invertido en sistemas para la comunicación, colaboración, videoconferencia, reserva de puestos de trabajo y salas de reunión. Falta inversión en tecnología, aunque las culturas corporativas más tradicionales ya se están abriendo a nuevas formas de trabajar más ágiles y flexibles.

¿El trabajo híbrido se afianza entonces? ¿Dejamos atrás la cultura presencialista?

El futuro es híbrido. Las nuevas generaciones no conocen otro modelo que no sea el híbrido, el trabajo por proyectos, disponer de todo lo necesario para trabajar desde cualquier lugar, aquí y ahora.

¿Sigue el miedo a la automatización?

En nuestra última encuesta sobre la vuelta a la oficina en España, el 76% de los empleados españoles asegura que la automatización de procesos supone una mejora para su empleo. Hace apenas un lustro, aún existía el miedo a que los robots nos quitaran el trabajo. La tecnología debe liberarnos de las tareas monótonas y rutinarias.

¿Este cambio ha sido global para la compañía, dirigido desde Japón, o solo para España y Portugal por las compras realizadas de últimas empresas?

La transformación de Ricoh es global. Nuestra dirección global en Japón acaba de adquirir el negocio de la digitalización vía escáneres de Fujitsu. Y España y Portugal somos pioneras en este cambio. Tenemos más de 2.200 empleados de la compañía en Iberia y hemos tenido la suerte de poder crecer en capacidades como las infraestructuras híbridas de IT o la ciberseguridad con las adquisiciones de conocidos jugadores como IPM, TotalStor y Pamafe. Damos cobertura y soporte a todo el mundo. Nuestro hub digital de Oviedo desarrolla aplicaciones y ofrece soporte a operaciones a nivel global; en Barcelona tenemos un centro de recursos compartidos que da servicio para toda EMEA... Y desde España se gestiona la mayoría de colaboraciones con grandes partners tecnológicos de nuestro negocio: Microsoft, Dell, Adobe, Liferay, Lenovo o VMWare.

Para 2025 prevén que las soluciones digitales supongan el 60% del negocio de la compañía. ¿Van a abandonar los sistemas de impresión?

El ritmo de diversificación lo marcarán nuestros clientes. Seguiremos liderando el negocio tradicional de impresión y escaneo, así como los sistemas de impresión profesionales en el que queda un largo camino de migración desde el offset a la impresión digital. Pero están emergiendo nuevas áreas de negocio, como integrador tecnológico, con un potencial brutal. Ahora trabajamos mano a mano con Azure, AWS, Dell, VMWare, Lenovo...

¿Estas soluciones están disponibles también para las pymes? ¿En qué consiste o qué incluye el Kit Digital?

Tenemos más de 50.000 clientes, algunos son grandes corporaciones del IBEX35, pero el grueso más numeroso son pymes. El Kit Digital es una oportunidad para todo ese gran tejido empresarial español de subirse a la transformación digital, con una subvención de hasta 12.000 euros. Ricoh se ha posicionado como proveedor de confianza para ayudarles a avanzar en este viaje. Les ayudamos a solicitar estas ayudas del Gobierno con fondos europeos. Ya se han superado las 50.000 solicitudes y más de 2.000 empresas tienen concedida la subvención, una buena muestra del interés que ha generado.

¿Puede poner algún ejemplo de proyecto realizado con pequeñas empresas con estas soluciones?

Acompañamos a Industrias YUK, una pyme valenciana, a ahorrar el 90% del tiempo que invertía en gestionar albaranes, facturas, presupuestos, nóminas, contratos, recibos bancarios, notas de gasto, etc. También hemos ayudado a Gebro Pharma a automatizar el proceso de calidad y cumplimiento normativo del ámbito farmacéutico, pero tenemos otros 500 casos de pymes donde hemos digitalizado sus procesos.