Porqué un plan de inversión en activos empresariales es tan importante para el negocio
Hoy en día la mayoría de las empresas y organizaciones con un uso intensivo de activos está buscando la mejor forma de optimizar sus inversiones en activos empresariales (AIP por sus siglas en inglés) para cumplir con sus acuerdos de nivel de servicio (SLA) y excelencia, y sacar el máximo provecho y rendimiento de sus gastos de capital e inversiones minimizando los riesgos derivados del posible fallo de estos activos.
En este contexto, la consultora Gartner predice que, en el año 2022, el 50% de las empresas en el sector de los servicios públicos habrá realizado el cambio de las herramientas de planificación tradicionales a las aplicaciones de software AIP, lo que les ayudará a optimizar las inversiones en sus activos críticos y realizar una adecuada planificación, respondiendo a estas cuestiones fundamentales: ¿Qué presupuesto necesito? ¿En qué debería gastarlo? ¿Cuándo debería gastarlo?
Las aplicaciones de software de planificación de inversiones en activos (AIP) ayudan a determinar cuál es el mejor momento y ocasión para invertir con el fin de minimizar los gastos de capital a lo largo de un plazo de tiempo determinado. En este sentido, lo ideal sería que estas organizaciones también prolongasen su horizonte de planificación para repartir los gastos de capital durante períodos de 25 años o más y evitar así picos de gastos periódicos.
Las soluciones de AIP en la actualidad simplifican en gran medida el proceso de desarrollo de planes de inversión de activos capacitando a las organizaciones para que aprovechen los datos que ya están en los registros de activos procedentes de la gestión de activos empresariales (EAM por sus siglas en inglés). Todos los datos necesarios para la planificación deben estar disponibles en un único sistema.
Los equipos de trabajo pueden usar esos datos para cuantificar cuatro elementos clave: el estado de los activos, su criticidad, el riesgo para el negocio y el nivel de servicio y excelencia.
El estado de los activos muestra el deterioro durante su vida útil y establece dónde es necesaria una intervención determinada. La criticidad de los activos determina el impacto que tendrá el fallo de un activo específico en la capacidad de la organización para alcanzar sus objetivos de negocio y desarrollo.
El riesgo para el negocio determina las consecuencias del fallo de un activo. El nivel de servicio requerido permite a una organización poner en práctica sus políticas, estrategias y objetivos, vincularlos a los KPIs y luego relacionarlos con los niveles de requisitos de nivel de servicio y excelencia.
Una vez definidas y cuantificadas estas entradas (inputs) en la solución AIP, las salidas (outputs) son informes que proporcionarán visibilidad de las posibles consecuencias de realizar una acción u otra en cada momento para que los equipos puedan desarrollar una lista de proyectos adecuados a cada situación.
Tomemos como ejemplo una agencia de transporte con autobuses y trenes que ofrece servicio 24 horas al día, los siete días de la semana, los 365 días del año. El plan de inversión de activos le dirá a la empresa u organización qué cantidad necesitará invertir para alcanzar su objetivo de servicio (LOS en inglés).
Las organizaciones también pueden crear escenarios que muestren cómo necesitarán invertir para cumplir los objetivos LOS a lo largo del tiempo. Por ejemplo, la organización puede necesitar gastar 1 millón de dólares el próximo año, 20 millones en tres años y 100 millones en cinco años. Contar con esta información permite a la organización ajustar sus patrones de gasto para suavizar y ajustar los presupuestos anuales y hacerlos más coherentes y eficaces.
Los datos también se pueden extraer del sistema EAM, enviarse a un repositorio central y luego los equipos de trabajo pueden realizar análisis de optimización (” what if...“) para comparar diferentes escenarios y resultados, y determinar así el mejor resultado frente a posibles y variadas limitaciones.
Por ejemplo, supongamos que hablamos de una empresa de suministro de agua, cuyo análisis determina que tendrá que reemplazar todas sus tuberías en una región en particular con un coste de 1.000 millones de dólares en los próximos diez años. Se le explica al director financiero que este gasto de capital es necesario, y su respuesta es que solo puede gastar 500 millones.
Entonces hay que priorizar gastos, y la planificación de AIP ayuda a conseguirlo al prever lo que sucederá en 5, 10 o 15 años si no se gasta dinero en X como parte del proyecto, y comparándolo con lo que sucedería si se invierte en otras variables como Y o Z.
La optimización permitirá a las organizaciones analizar varias inversiones en función de su impacto en los niveles de servicio para determinar qué gastos deben priorizarse frente a otros.
En definitiva, para construir una buena y acertada estrategia AIP hay que recopilar y almacenar todos los datos que proporciona el registro de activos del sistema de gestión de activos empresariales (EAM) que indica a las organizaciones qué activos tiene la organización, el sistema de gestión del trabajo que gestiona las operaciones de mantenimiento y el sistema de gestión del rendimiento de activos (APM) que monitoriza el estado y la fiabilidad de los activos para poder realizar un seguimiento exhaustivo de las métricas clave, así como crear informes avanzados y pormenorizados que determinen de manera integral en qué activos invertir y cuánto dinero a corto y a largo plazo para reducir los riesgos en la medida de lo posible, y cumplir con los objetivos de nivel de servicio.