¿Escaneas o digitalizas? Solo con una iniciarás el camino de la transformación digital
Si ya de por sí el camino hacia la transformación digital representa un desafío de gran magnitud para las organizaciones, este proceso adaptativo adquiere mayor complejidad cuando en dicha organización se gestiona un gran volumen de información en diferentes formatos y soportes. Algunas admiten que les ha penalizado haber actuado de manera imprecisa cuando han emprendido esta tarea y, como consecuencia, han perdido documentación y datos importantes que podrían haber empleado para tomar decisiones más inteligentes y apuntalar su competitividad.
En Europa, según estudios recientes sobre este tema de la digitalización, casi nueve de cada diez organizaciones, en concreto un 86% de ellas, considera necesario transformarse digitalmente y, de hacerlo, debe ser sin pretensiones inalcanzables, marcándose su propio ritmo con cambios que puedan asumir progresivamente en sus procesos productivos, su cultura organizativa y, por supuesto, desde el punto de vista económico.
También descubrimos que se trata de un recorrido en el que ocho de cada diez organizaciones prefieren contar con el asesoramiento de profesionales externos para marcar su hoja de ruta en digitalización, de esa manera consiguen alinear la tecnología con los procesos de negocio; y, aun así, no es de extrañar encontrarse con que alrededor de un tercio de empresas no tiene siquiera un plan definido de digitalización.
En algunos casos persiste todavía la idea equivocada de que digitalizar supone eliminar por completo el papel de las oficinas (cero-papel). Pero lanzarse de forma improvisada a este cometido, sin tener en cuenta los aspectos positivos de dicho soporte ni el impacto cultural interno y externo, puede tener resultados inesperados.
Algunos riesgos comunes son que parte de la clientela no acepte cambiar el modelo de relación con su proveedor o que las encuestas de satisfacción no se respondan o que genere grandes dosis de inseguridad en gran parte del público objetivo.
Las organizaciones deben por tanto analizar las implicaciones y valorar la alternativa de aprovechar las ventajas inherentes al formato, a la vez que integrarlo de forma digital en los procesos de negocio. Esta integración es sin duda una de las claves para que las organizaciones puedan estar preparadas para la transformación digital. También es el modo en el que los responsables de tecnologías de la información (TI) pueden formularse una pregunta muy sencilla para revolucionar su organización: ¿vamos a escanear los documentos o los vamos a digitalizar? Y es que ambos conceptos suelen emplearse a la ligera como si de sinónimos se tratasen, aunque la realidad es que cada uno aporta resultados diferentes.
A finales de los años noventa del siglo pasado aparecieron los primeros escáneres documentales de escritorio, que en unas dimensiones relativamente compactas prescindían por primera vez del cristal y permitían escanear de forma rápida para aquel momento -hasta diez páginas por minuto- lotes completos de documentos, asociándolos a su correspondiente registro o carpeta en las bases de datos.
20 años más tarde, muchas empresas siguen pensando en dotarse de equipos de alta velocidad que les permitan llenar los registros de sus bases de datos con las imágenes de sus documentos, sin darse cuenta de que la información contenida en dichos documentos puede ser más importante que los documentos en sí.
Esta información no siempre estructurada -hasta el 80% según los estudios- puede ser la clave para poder llevar a cabo una transformación digital del negocio. No importa ya tanto el archivo, sino el dato de calidad y en qué medida puede hacer el proceso eficaz y eficiente. El primer paso en este viaje hacia la transformación está en cambiar los flujos de papel en flujos de información -no de imágenes-. Para ello, las organizaciones deben decidirse entre escanear -guardando imágenes- o digitalizar -guardando imágenes e información-, que sí permite una integración efectiva de los documentos en los diferentes flujos de negocio.
Lo que se ve de forma más habitual es que las empresas busquen en sus procesos de transformación digital incorporar sus respectivos procesos documentales. Si quieren extraer los datos, gestionarlos y aplicarlos, tienen que ser muy conscientes de que no les valdrá cualquier dispositivo si quieren datos fiables.
El proceso de imagen o capacidades que se deben exigir al dispositivo no serán las mismas si únicamente queremos escanear y guardar un archivo ciego que en el caso de preparar un documento con el que funcione el OCR, automatizar algún proceso o iniciar un proyecto con inteligencia artificial (IA). Ahí es imperativo que la solución aporte datos de calidad, ya que un simple escaneado no pondrá a la organización en la senda de la verdadera transformación digital. Necesitamos mucho más.
La buena noticia, y la gran novedad en digitalización documental, es que a día de hoy existen soluciones avanzadas de gestión de documentos que no solo escanean, sino que también digitalizan. Son capaces de convertir los flujos de información en datos de calidad para que las iniciativas de RPA (robotización) e inteligencia artificial puedan alcanzar el éxito.
Con todo lo dicho, si hace veinte años el foco estaba en la velocidad de escaneado, el nuevo estándar de captura se centra más en algo verdaderamente importante para las organizaciones que manejan gran volumen de información, y esto es la calidad de los datos que se obtienen.