Las empresas se ponen las pilas con el teletrabajo

Estamos muy satisfechos con su rendimiento en el teletrabajo”. “¿Y para eso me despiertan todos los días a las ocho?”, se pregunta quien recibe el mensaje de su jefe. Si durante estos días no han dejado de vigilarle o de monitorizarle, ya se habrá dado cuenta de que esto del teletrabajo va a ser algo puntual, solo mientras duren las restricciones impuestas por el Gobierno para frenar la expansión del Covid-19.

Vayamos a los datos: según el informe Eurostat de 2018, en España el 4,3% de los trabajadores suele trabajar desde su casa de forma habitual. La media europea está en el 5,2%. Sí hay que considerar que nuestra economía se apoya en pilares como el turismo y la construcción, en los que la presencia es necesaria. La escasa madurez de los sectores en los que sí es posible implementar esta fórmula quedó patente tras la declaración del estado de alarma. Solo en la primera semana, una de las empresas especializadas en este campo, Ozona Tecnología, reconocía haber tenido que adaptar más de 50.000 puestos de todo tipo de instituciones y empresas, desde infraestructuras críticas como los puertos a los servicios de atención telefónica al ciudadano. Y es que, aunque muchas veces la tecnología ya esté ahí, es necesario tomar medidas de seguridad para no comprometer las comunicaciones y evitar ataques -consultar texto de apoyo-.

“Los países nórdicos son los más avanzados, junto con Países Bajos y Luxemburgo, aunque la tasa sigue siendo muy baja, puesto que apenas llega al 10%”, nos recuerda Ernest Companys, Communication Services Director de Techno Trends de Ricoh. “Más del 91% de los hogares españoles cuenta con conexión a Internet, en su mayoría banda ancha, lo que permite a todos los usuarios disfrutar de un acceso cómodo, rápido y de calidad. ¿Cómo es posible que la penetración de Internet sea tan alta y que aun así no saquemos partido de ello?”, se pregunta Companys. Julián Gómez Bejarano, Chief Digital Officer en LedaMC, aporta la respuesta: “Ese mal es el presentismo, es decir, el necesitar ver a las personas de nuestro equipo, de nuestra compañía, sentadas en una silla y una mesa en una oficina para sentir la sensación de tranquilidad de que están trabajando. Pero esto no tiene por qué ser así”. Recuerda este experto en software que la tecnología nos habilita para imponer herramientas que permitan controlar qué está haciendo cada miembro del equipo en un momento determinado. “Hay empresas reticentes a hacerlo, que optan por aleccionar a los managers, a los responsables, para que estén encima de los equipos preguntando constantemente qué tarea están realizando o cuál han terminado”, apunta.

‘Smart working’

Sin embargo, la lógica pide ir más allá: aprender a confiar. Por eso no conviene confundir teletrabajo con trabajo inteligente. Smart Working no es solo ‘trabajar desde casa’. Requiere cambiar la cultura corporativa mediante la introducción de flexibilidad de horarios y lugares de trabajo, la autonomía, la delegación y el empoderamiento de las personas”. Así lo explica David García Reus, director de operaciones de GTT Communications para España. Este otro experto considera el teletrabajo como una especie de predecesor del trabajo inteligente real. Y nos recuerda cómo hace unos años, en algunos países de Europa, trataron de promover el teletrabajo, pero fracasó precisamente porque se basaba en una réplica del lugar de trabajo en casa, sin afectar a la estructura organizacional y la cultura corporativa.

“El Smart Working nunca había sido un tema candente en España. Sin embargo, al igual que otras iniciativas empresariales basadas en tecnologías de la información, tiene impactos disruptivos que van mucho más allá de las ganancias de eficiencia en la empresa y afectan a la organización de los procesos, la esfera social y la sostenibilidad”, añade García Reus. Y deja claro que estamos ante uno de esos raros casos de “situación en la que todos ganan” al garantizar beneficios no solo para las principales partes involucradas, la compañía y los trabajadores, sino también para el medio ambiente. “De hecho, las empresas logran mejoras en la productividad y disminuyen el absentismo y los costes de los espacios físicos. El trabajador reduce los tiempos y costes de transferencia, mejora el equilibrio trabajo-vida y aumenta las motivaciones, con aumentos de productividad”, añade.

Con la ayuda de José Ignacio Herranz, responsable de Innovación de Paradigma Digital, indagamos en las claves de ese trabajo inteligente: “La situación en la que estamos sumidos estos días debido al coronavirus va a suponer un antes y un después en la forma de trabajar de las empresas. Desde el punto de vista de la productividad, la solución no es hacer por videoconferencia lo que antes eran reuniones presenciales, sino ahorrarnos reuniones innecesarias y hacerlas más eficaces. Debemos darnos cuenta de que el problema no está en si las personas trabajan desde su casa o desde la oficina, sino en la forma en que las empresas están organizadas. Así, para que el teletrabajo nos lleve a aumentar la productividad, hay que cambiar muchas otras cosas en las compañías y en las personas”. Y así se suceden los consejos para propiciar ese cambio de cultura, que pasa por escribir con claridad los e-mails para evitar cadenas de mensajes aclaratorios, preparar bien las reuniones, evitar las convocatorias innecesarias, etc. -consultar texto de apoyo-.

Por objetivos o calentar la silla

“¿Qué podemos hacer entonces? Ser honestos con nosotros mismos: ¿Qué es aquello que realmente nos importa de la gente que trabaja en nuestro equipo? ¿Las horas que pasan sentados frente a su ordenador o las actividades que completan?”, se pregunta el experto de LedaMC. “Hay que ver el lado positivo y sacar toda la artillería que las empresas ya tenemos, pero que no hemos desplegado de forma definitiva”, responde Ernest Companys, de Ricoh, compañía que digitaliza los puestos de trabajo. Asegura que la mayoría de las empresas que trabajan con ordenadores tienen la opción de permitir a sus empleados desarrollar sus funciones a distancia.

Los expertos confían en que esta situación excepcional provocada por la emergencia sanitaria ayude a cambiar las cosas, sobre todo la mentalidad de muchos jefes y empresas. “La situación actual ha llevado a muchos españoles a trabajar desde casa por primera vez. Las empresas han de estar a la altura y aprovechar la coyuntura para crear un nuevo entorno de trabajo inteligente, más cómodo e inmersivo, que haga que la falta de interacción social se sienta lo menos posible y esto se puede lograr gracias a la tecnología”, explica David García Reus, de GTT Communications. Por su parte, Ernest Companys, de Ricoh, se muestra esperanzado en que gracias a esta prueba forzada podamos dar la vuelta a las cifras de teletrabajo en España y “convertir ese 4,3% en el doble o incluso el triple, tras conseguir así un cambio de mentalidad en las empresas españolas, evitando la asistencia innecesaria a los lugares de trabajo y sustituyendo los mecanismos de colaboración tradicionales por los modernos. Estos, además de cumplir con lo que hasta ahora necesitábamos, nos permiten mejorar la experiencia y digitalizarla aún más, para conseguir adaptarnos a los tiempos que corren”, concluye.