La firma ‘online’ de documentos, el aliado para seguir activos

El parón de la actividad que ha provocado la crisis del Covid-19 está encontrando en la tecnología un aliado estratégico. Más allá del teletrabajo, de la teleasistencia o de la teleeducación, también existen herramientas que permiten mantener determinadas actividades empresariales vivas. Hablamos de la firma ‘online’ de documentos, que está viviendo un momento álgido en estos días en los que los encuentros físicos y la libertad de movimientos ha quedado restringida salvo causas de fuerza mayor.

“El uso de la firma electrónica está permitiendo a las empresas mantener viva su actividad contractual formalizando todo tipo de operaciones sin necesidad de hacerlo de manera presencial”, nos explican desde Seres, que lleva trabajando en el intercambio electrónico seguro de documentos desde hace más de 30 años. Añaden que la firma electrónica es una herramienta clave para agilizar trámites con la Administración y entre las empresas y dar seguridad a documentos tratados de forma telemática.

Nos estamos refiriendo a trámites de todo tipo de las empresas entre ellas, de las empresas con sus consejeros, con sus clientes, etc. Estas herramientas de firma ‘online’ de documentos lo mismo sirven para validar las actas de consejos de administración, como los contratos, las ofertas de productos, la activación de servicios, etc. En el caso de Seres, ofrece la solución Contralia en la modalidad de SaaS (Software as Service), lo que significa que se paga solo por cada vez que se usa. Permite autorizar o firmar online desde el teléfono móvil consiguiendo validez legal. El sistema verifica la identidad a distancia o cara a cara, a través de certificados de un solo uso o permanentes, en función de las necesidades del cliente.

Explican desde Seres que Contralia permite diversos circuitos para adaptarse a la diversa casuística de cada relación y que elimina el seguimiento posterior de cada documento. Comentan que “esta tecnología se apoya en la firma electrónica para agilizar trámites, como ya se hace con la Administración y entre las empresas, además de dar integridad, autenticidad y seguridad a los documentos tratados de forma telemática”.

Formal y legalmente, la Firma Electrónica con sus diversas variantes de uso en la nube, con certificados de un solo uso, sellado de tiempo, firma desde dispositivo móvil, etc., verifica la identidad a distancia, asegura la integridad del documento y garantiza la veracidad de la firma. Además de ser más segura, la firma digital permite ahorrar tiempo, al evitar desplazamientos y las colas que se producen para realizar trámites administrativos. Otra ventaja es que, al realizar digitalmente los procesos, el almacenamiento no es físico, reduciendo el espacio necesario para almacenar datos y también disminuir el uso del papel.

La firma electrónica está orientada a la realización por Internet de operaciones que en la vida cotidiana requieren de una firma para validarlas, como Declaración de la Renta, solicitudes en registros electrónicos administrativos, petición de la vida laboral, firma de facturas electrónicas, contratación de servicios, etc.

“La crisis está mostrando la necesidad de tener sistemas de validez legal en remoto donde la firma de un contrato de personal no requiera el desplazamiento físico. La firma electrónica ofrece innumerables ventajas a las empresas, puesto que, al automatizar y digitalizar procesos, se reducen drásticamente las horas de gestión y los costes, además del peligro evidente con el coronavirus”, comenta Alberto Redondo, director de Marketing & Mass Market de Seres para Iberia y Latam.

Quizá la crisis del coronavirus Covid-19, cuando haya quedado atrás, nos deje como consecuencia positiva una mayor frecuencia de trámites online, no presenciales, de esa manera conseguiremos ahorrarnos en nuestra vida diaria ese precioso tiempo que muchas veces tenemos que dedicar a realizar trámites engorrosos que la tecnología ya permite hacer online.