Una buena planificación fiscal empresarial
La planificación fiscal de una empresa no es otra cosa que un calendario de pagos que las compañías suelen usar para optimizar su carga tributaria. Una buena planificación permite a los negocios prever el impacto de los impuestos en sus operaciones, reduciendo costes impositivos dentro de los parámetros legales establecidos, y prepararse mejor ante los eventuales cambios en los regímenes fiscales que ocurren cada cierto tiempo. Esto, a su vez, trae consigo la disminución del riesgo de caer en incumplimientos con la Agencia Tributaria y lograr que las inversiones sean más seguras. Uno de los principales problemas empresariales es que las compañías carecen de una planificación fiscal y financiera, cuyo objetivo sea organizar y programar una serie de hechos que aseguren su supervivencia, aporten beneficios a sus socios y optimicen sus recursos económicos.
Es cierto que la realización de una planificación financiera y fiscal no es tarea fácil, ya que son muchos los factores y circunstancias a tener en cuenta para gestionar adecuadamente el negocio y sus recursos económicos (selección de la razón social, planificar la contratación laboral, seleccionar las tecnologías que vamos a utilizar, etc.). Sin duda, uno de los principales problemas a la hora elaborar una planificación fiscal es la de seleccionar adecuadamente los elementos que hay que considerar claves. Hay que tener en cuenta que todas las empresas, independientemente del sector y del volumen de negocio, deben pagar impuestos y hacer frente a otras obligaciones; de no gestionarlo adecuadamente, al final tendrán que solicitar aplazamiento de su deuda con la Agencia Tributaria y con la Seguridad Social. Resulta importante tener en consideración los siguientes elementos para que la planificación impositiva sea adecuada y beneficiosa para la empresa; las claves para optimizar el coste de impuestos de la empresa y, a su vez se sincronice con los pagos de tus acreedores habituales.
Primer elemento. El correcto análisis de la documentación que genera la empresa. No sólo hay que tener en cuenta las facturas de gastos y de ingresos y los impuestos que se hayan confeccionado, sino también los gastos de personal (nóminas y seguros sociales), los contratos civiles y mercantiles que obligue a efectuar pagos a terceros, el capital social, la forma en que los socios remuneran sus cargos, etc. Muchas empresas optan por automatizar algunos de estos procesos gracias a las herramientas que permiten mantener perfectamente organizada toda la información necesaria. Y, en el caso que no se haya optado por la automatización, se ha de llevar una buena agenda y un buen archivo de la documentación que se genere en la compañía.
Segundo elemento. Mantener una supervisión estricta sobre el reporte de los ingresos. Llevar un estricto control de los ingresos es fundamental para evitar cualquier tipo de descuido. La falta de diligencia puede acarrear sanciones por parte de la Administración Pública, y dependiendo de la cuantía, que se pueda llegar a calificar como intento de evasión fiscal. En caso de cometer un error y detectarlo antes que la Administración Pública, lo suyo es corregir ese error modificando las autoliquidaciones mediante las declaraciones complementarias rectificativas.
Tercer elemento. Maximizar las deducciones. Resulta crucial analizar y estar al día sobre todas las deducciones fiscales posibles según: (i) la forma de empresa (sociedad, autónomo, etc.), (ii) el tipo de operación, (iii) el sector al que pertenece la compañía, (iv) el tipo de actividad que desarrolle.
Cuarto elemento. Establecer un calendario de pago. Es bueno elaborar un organigrama de pagos de todas las obligaciones de la empresa, tanto públicas como privadas. En caso de ser insolventes, se ha de solicitar a tiempo el concurso de acreedores, pues en caso contrario, pueden derivar responsabilidades al administrador de la sociedad. Otra posibilidad es buscar una financiación externa que permita pagar a todos los acreedores y deudas a corto plazo. Para la búsqueda de esta financiación es importante analizar el tipo de interés que se va a cobrar -pues muchas veces sale más favorable fraccionar y aplazar la deuda con los organismos públicos directamente que solicitar un préstamo al banco-.
Quinto elemento. Control bancario. Se debe establecer una metodología para controlar toda entrada y salida del capital en las cuentas bancarias de la empresa.
Sexto elemento. Controlar el pago de las retenciones. En cualquier negocio o empresa, en muchas ocasiones, hay que pagar las retenciones por contratar los servicios externos de otros profesionales o pagar las retenciones que se aplican obligatoriamente al alquiler que estamos pagando o pagar las retenciones de la plantilla de trabajadores. La sociedad se convierte en retenedora de una cantidad de dinero que pertenece a las arcas públicas y por esa razón se ha de mantener un control del dinero recaudado producto de las retenciones que debe hacer a terceros.
Séptimo elemento. Una aplicación correcta de la depreciación del inmovilizado. También es importante tener en cuenta los criterios de depreciación del inmovilizado material de la compañía, puesto que, en determinados casos, se pueden realizar amortizaciones aceleradas o pueden existir limitaciones que se deben considerar a la hora de declarar ante las autoridades del fisco.
Por último, cada empresa es diferente y no existe un manual o solución eficaz para todas ellas, sino que dependerá de las circunstancias y los factores de esa empresa para elaborar adecuadamente esa planificación fiscal. Así, es importante tener en cuenta tres aspectos claves: personalización (cada negocio es diferente, por lo que hay que tener en cuenta todos los elementos que lo conforman, tanto sus ingresos como sus obligaciones de pago); actualización (la planificación fiscal debe adaptarse al paso del tiempo. Cada ejercicio es diferente, pues los negocios sufren transformaciones constantemente tanto en las cuotas que deben soportar en la Seguridad Social y los impuestos a pagar en la AEAT, como en las obligaciones con terceros. Además, las leyes cambian, trayendo nuevos aspectos que se han de tener en cuenta para diseñar nuestra planificación); y anticipación (en una buena planificación hay que anticiparse en calcular los costes que hay que satisfacer).