Algunas consideraciones sobre las investigaciones en el canal de denuncias
Hoy en día cada vez cobran más importancia las investigaciones internas que se llevan a cabo a través del Canal de Comunicaciones y/o de Denuncias. Estas investigaciones internas están indicadas con relación a cualquier situación en la que se pueda haber infringido el código de conducta, las políticas internas de una empresa o las leyes o reglamentos aplicables que regulen, por ejemplo, la actividad económica desarrollada por una empresa o cualquier clase de organización.
Es evidente que cuando las personas jurídicas aplican criterios de previsibilidad y de seguridad jurídica en el desarrollo de cualquier clase de investigación dentro de dicho Canal, y las mismas se desarrollan de una manera correcta, las investigaciones internas les van a prestar un servicio inestimable a los efectos de poder responder de manera adecuada a las contingencias o situaciones adversas por las que se evidencie la producción de posibles infracciones, que deben ser prevenidas, y desde luego mitigadas a los efectos de poder evitar la producción de riesgos que afecten a funcionamiento de las organizaciones, y con ello, las responsabilidades civiles, penales y/o administrativas que se puedan derivar de dichos comportamientos, los cuales son merecedores de reproches, y consiguientemente con ello, es posible la adopción de aquellas medidas disciplinarias, que en cada momento sean procedentes, con la finalidad primordial de poder sancionar, pero fundamentalmente prevenir que se puedan repetir estas conductas indebidas, aprendiendo las organizaciones de las experiencias derivadas de estos comportamientos contrarios a los valores, criterios y principios que deben regir el funcionamiento de una persona jurídica.
Un hecho de singular importancia, que cada vez va cobrando una enorme trascendencia, hace referencia a la necesidad que tienen las empresas en el marco de las investigaciones, de evitar que se produzca la manipulación o la destrucción de las fuentes de pruebas e información que en cada caso sea relevante para justificar el resultado de las investigaciones que se lleven a cabo, y que en un momento determinado sea necesario presentar ante las autoridades judiciales y/o administrativas correspondientes a los efectos de poder justificar, precisamente, el resultado de las investigaciones llevadas a cabo.
Es de suyo, que la acreditación de tales evidencias puede llevarse a cabo a través de cualquier medio de prueba admitido en derecho, destacando, como es obvio, no sólo los interrogatorios llevados a cabo, sino las pruebas de testigos, las periciales, las imágenes, las grabaciones de audio y/o de video, y cualquier otra que sirva para poder acreditar los hechos que sean objeto de la indicada investigación.
En esta función de investigación juega un papel relevante la persona del “instructor de la investigación, que es la persona que debe llevar a cabo la dirección y la ejecución material de las mismas, una vez recibida una denuncia o comunicación, que por sus propias característica presente visos efectivos de hacer referencia a una irregularidad, vulneración ética, y cuyas funciones deben quedar completamente definidas frente al papel que encarnan tanto el Compliance Officer, como el propio Gestor del Canal de Denuncias, cuyos roles profesionales pueden inducir a una cierta confusión, tanto si el órgano de cumplimiento está configurado de manera interna, como si lo está de forma externa.
Del mismo modo, debe tenerse presente que, en la obtención de las evidencias de prueba, los responsables de la investigación deben ser conscientes de la necesidad de aplicar las correspondientes garantías, tanto a la persona del denunciante, como a la del denunciado, siendo extensibles las mismas, a cualquier operador jurídico o tercero que intervenga en el desarrollo de tales investigaciones.
Ello es especialmente relevante en aplicación del artículo 11.1º de la Ley Orgánica del Poder Judicial, a los efectos de que todas las evidencias y/o pruebas que se lleven a efecto preserven los derechos fundamentales de los intervinientes, tanto de manera directa como indirecta, con la finalidad evidente de que las mismas no puedan ser consideradas como evidencias o pruebas ilícitamente obtenidas, y consiguientemente con ello, que sean nulas de pleno derecho y de ello se derive el hecho de que carezcan de valor probatorio para acreditar todos o parte de los hechos que sean objeto de dicha investigación.
En este orden de cosas, debe ser considerado que las investigaciones internas ayudan de una manera poderosa a las empresas y a las organizaciones a la finalidad de poder identificar, prevenir, medir y evitar o incluso mitigar los riesgos de una responsabilidad potencial en la que ha podido haber incurrido tanto el autor material de los hechos, como la propia empresa, y con ello poder determinar de una manera fiable la validez y la gravedad de las preocupaciones que han determinado la necesidad de llevar a cabo una determinada investigación.
A la hora de poder valorar de manera adecuada el resultado de dicha investigación es evidente que se han de traer a colación determinadas circunstancias o condicionantes que van a proporcionar una imagen más clara del alcance de lo sucedido.
En este sentido, es importante valorar cultura corporativa o empresarial, la existencia de controles apropiados dentro de la empresa y ajustados a su situación real, así como los métodos de investigación que se hayan utilizado al efecto de profundizar de manera adecuada en el contenido de la comunicación y/o denuncia, a los efectos de poder ponderar en su conjunto los hechos que han sido comunicados y su efectiva trascendencia para la organización.