La importancia del conocimiento de la organización y el ‘compliance’

Es cada día más cierto que las empresas, las personas jurídicas en general, y cualquier organización, tienen que desarrollar su actividad en un entorno cada vez más regulado, y, por ende, mucho más complejo y exigente, donde la competencia cada vez se torna mucho más exigente, y donde la incertidumbre, sin lugar a duda, alcanza cotas muy significadas. El mundo del Compliance se encuentra muy condicionado por factores económicos, tecnológicos, geográficos, sociopolíticos, y donde el conocimiento de las organizaciones cobra un especial significado. En este sentido, por el concepto de “conocimiento” debe identificarse la capacidad de atribuir a la estructura de las organizaciones los niveles adecuados derivados de las exigencias jurídicas, económicas, reputacional y de desarrollo de la actividad que requieren las organizaciones, y al mismo tiempo, tener la capacidad de desarrollar nuevas oportunidades de negocio, ofreciendo nuevos y mejores productos, de forma y manera más rápida, incluyendo en ello unos menores costes económicos, sin que con ello se dañen el correcto funcionamiento de las organizaciones y de su actividad.

En esta situación, se hace completamente necesario conseguir que las estructuras y áreas de funcionamiento de las personas jurídicas dispongan de la mayor cantidad de información y conocimientos posibles, a los efectos de poder afrontar cualquier clase de contingencia en el desarrollo de sus cometidos. Así, debe tenerse presente que un conocimiento de los factores antes indicados permite optimizar todos los recursos de una organización. Mediante su estructura organizacional las empresas definen cómo se van a organizar, esta tiene la función principal de establecer autoridad, jerarquía, cadena de mando, organigramas y departamentalizaciones, entre otras. Las organizaciones deben contar con una estructura organizacional de acuerdo con todas las actividades o tareas que pretenden realizar, mediante una correcta estructura que le permita establecer sus funciones, y departamentos con la finalidad de producir sus servicios o productos, mediante un orden y un adecuado control para alcanzar sus metas y objetivos. En plena coherencia con este concepto, la ISO 37301, hace especial referencia a lo que denomina “cuestiones externas e internas”, y que básicamente afectan a la capacidad de las organizaciones para lograr los resultados previstos en su sistema de gestión del Compliance. Entre los factores externos que deben ser considerados, se encuentran a título meramente enunciativo los siguientes, teniendo presente que lo indicados no poseen un carácter limitativo o excluyente:

a) El entorno financiero, que incluye el rendimiento económico, tiene una repercusión importante en la forma en que los operadores jurídicos y económicos desarrollan su actividad. b) Los cambios políticos, afectar de manera importante con quién y de qué forma se establecen las relaciones comerciales con los proveedores y también con los compradores; las modificaciones en las normativas, y que pueden afectar al modo en que las empresas estructuran las cadenas de suministro, cumplen las normativas en materia de laboral y de empleo, en el ámbito tributario y el pago de impuestos; la salud laboral; la seguridad física y lógica de sus instalaciones y sistemas; en la ética y control de calidad; y en un sinfín de manifestaciones derivadas de sus relaciones internas. c) Los clientes, los insumos o proveedores y también los competidores. d). Los aspectos relacionados con el Marketing y los medios de comunicación. e) El desarrollo de las actividades de naturaleza económica por parte de la empresa o de la persona jurídica. f) El establecimiento de las políticas, protocolos o normas internas adecuadas a su actividad y característica estructurales propias, así como el desarrollo de aquellas cuestiones legales que le afectan en todos sus ámbitos. g) El desarrollo de las adecuadas estrategias de naturaleza tecnológica.

En este sentido, debe tenerse presente que el panorama tecnológico evoluciona constantemente, por lo que los clientes esperan que las empresas funcionen más rápido, estén más conectadas y les ofrezcan los últimos avances que el desarrollo de la técnica proporcione. Para ello, las organizaciones deben ir un paso por delante a los efectos de llevar a cabo una verificación de los cambios en el entorno tecnológico, previniendo en qué medida los mismos afectan o van a afectar en un futuro inmediato al desarrollo y la evolución de su ámbito de negocio. Ello lleva consigo la realización de las correspondiente reflexiones y ponderaciones sobre las normas y estándares de calidad que deben cumplir los bienes, productos y servicios que ofrecen a los consumidores y al mercado en general, hasta el sistema de colaboración de la propia empresa presta efectivamente a los consumidores, y las exigencias que por parte de la misma se imponen a los proveedores en general, determinando la influencia que en estos procesos conlleva la aplicación de las nuevas tecnologías o nuevos elementos tecnológicos, que van a afectar de manera ciertamente significativa al desarrollo de toda la actividad.

h) Los aspectos sociales y culturales a los que se vea afecto la empresa u organización. Las personas jurídicas en general, y especialmente las empresas, tienen que comprender la forma en que los factores sociales y culturales afectan a los hábitos y las expectativas de los consumidores, sabiendo adaptarse y evolucionar con las demandas sociales y culturales exigidas por los clientes y los mercados.

i) Los condicionamientos de índole medioambiental o natural, que condicione el ejercicio de su actividad. El medio ambiente supone uno de los mayores retos para la actividad de las empresas, donde, v.gr. las cadenas de suministro de materias primas pueden verse seriamente comprometidas o condicionados, por los cambios que se produzcan por factores medioambientales. De igual modo, deben tenerse en cuenta las situaciones derivadas de la escasez de recursos, o la producción de desastres naturales, que tanto pueden condicionar la actividad de las empresas. En este ámbito deben ser valorados aquellos factores que condicionan la sostenibilidad global de la actividad de la organización, a los efectos de poder garantizarla de manera adecuada y permanente

j) Y finalmente, deben ser incluidas también aquellas relaciones que mantenga la organización con los stakeholders en todo su ámbito de extensión, que pueden tener tanto una naturaleza puramente externa, pero también de carácter interno. Todo ello determina un conocimiento en profundidad de la estructura de cualquier entidad, que permite una implantación de un modelo de cumplimiento a las necesidades específicas de los requerimientos y características de cualquier organización, lo que determina su eficacia y su mayor eficiencia.