Lorena Salamanca, socia directora de AFIENS: “Es un honor ser la impulsora de la primera escritura pública con firma electrónica inscrita en el Registro”
Afiens Legal es una firma totalmente digitalizada, que se encuadra dentro de la categoría de las ‘legaltech’, porque su propuesta única de valor, es decir los aspectos de su oferta de servicios que la distinguen de otros prestadores de servicios similares y que la hacen más atractiva para sus clientes estriba en la tecnología.
Hablamos con Lorena Salamanca de Afiens Legal y con María Jesús González-Espejo . exitoso proyecto. Lorena Salamanca ha sido la primera abogada que ha conseguido inscribir una Escritura Pública de Acuerdos Sociales firmados con firma Electrónica Avanzada en el Registro Mercantil. Afiens Legal ha desarrollado Afiens Collaborate una plataforma cuya arquitectura integra varias herramientas punteras de firma digital, de automatización de documentos y flujos de trabajo, de comunicación certificada, de colaboración y gestión documental y del conocimiento. Gracias a este software los clientes de la firma pueden gestionar de forma integral la secretaria de sus sociedades.
Usted ha conseguido que se inscriba una Escritura con acuerdos firmados de forma 100% virtual. ¿Es difícil innovar en el sector?
Así es en abril de este año, en pleno confinamiento, presentamos ante el notario un acuerdo societario rubricado con la firma electrónica avanzada con la finalidad de elevarlo a público. Solicitamos al notario que la firma fuera legitimada sin comparecencia presencial de los firmantes de la certificación societaria, pero con la comparecencia nuestra como apoderados para elevar a público acuerdos sociales de nuestro cliente. El notario autorizó la escritura pública poniendo de manifiesto dicha situación y el Registro Mercantil, por su parte, lo dio por válido e inscribió el acuerdo correctamente. Con posterioridad he sabido que era la primera vez que se lograba algo así en España.
Para mí es un honor ser la protagonista de esta “innovación”. Creo que la tecnología ofrece enormes ventajas para la gestión más eficiente de las secretarias de las sociedades y los profesionales del Derecho no podemos darle la espalda. Innovar en este sector no creo que sea más difícil que hacerlo en otros, simplemente hay que intentarlo. Creo que tanto notarios como registradores están más que dispuestos a cambiar, siempre que el marco legal lo permita o al menos, esa está siendo mi experiencia hasta el momento.
¿Cuándo se pone en marcha el proyecto de transformación digital de Afiens Legal?
En el año 2017 ya tuve claro que la tecnología tenía que ser lo que nos diferenciara de otros. Siempre me ha obsesionado la eficiencia y desde que monté el despacho dediqué muchos esfuerzos en el desarrollo de plantillas y procesos. No somos un equipo enorme, sino unas 20 personas, pero trabajamos para muchos de los despachos de abogados más importantes del país como KPMG, Freshfields, Clifford Chance, Allen&Overy, Garrigues, etc. Nuestros estándares de calidad deben ser los mejores y eso sólo lo consigues con procesos y automatización, justo lo que ofrece la tecnología.
¿Qué retos se han tenido que superar?
Se puede decir que hay dos fases: en la primera el reto principal es definir el proyecto, sus objetivos, su cronograma, los recursos que de verdad necesitas tener para llevarlo a cabo. En la segunda, el reto es llegar hasta el final, ser resiliente porque constantemente surgen otras prioridades, así como problemas imprevistos que te desaniman.
¿Cuáles son las dificultades que aparecen al desarrollar proyectos de transformación digital en despachos de abogados?
Te diría que es la obsesión por la tecnología y la tendencia a dejar a las personas relegadas a un segundo lugar. Quizás te sorprenda mi respuesta, pero así es. La tecnología es un medio, pero no puede ser un fin. Cuando alguien quiere “transformarse” lo primero que tiene que entender es “quién es”, “cómo es”, así como “cómo debería ser”. Muchos modelos de negocio están obsoletos, otros no funcionan bien, otros tienen problemas endémicos que, si no se solucionan, con independencia de que tengamos la mejor tecnología, no permitirán nunca alcanzar el éxito. Por eso, lo primero debe ser lo primero, es decir que antes de ponerse manos a la obra con la transformación hay que concentrarse en diagnóstico y en la planificación. Por otra parte, las personas, sobre todo los destinatarios de los servicios y los usuarios de la tecnología deben tener todo el protagonismo en un proyecto de este tipo.
Preguntar, conversar, formar, hacer tests, volver a preguntar, son las acciones clave del éxito de un proyecto de transformación digital de este tipo. Y con Afiens Legal, hemos tenido la oportunidad de trabajar de esa forma y de ahí los resultados.